Empresas que dependem de veículos para manter suas opções precisam contar com uma boa gestão de frotas para otimizar gastos em perder em produtividade. Administrar bem os veículos não apenas reduz custos, como também aumenta a segurança de colaboradores e a vida útil dos ativos.
No entanto, muitos negócios ainda não conhecem as vantagens de gerenciar bem seus veículos e pessoal, cometendo erros básicos que resultam no desperdício de recursos, multas e até mesmo acidentes.
Pensando nisso, a Trio Card elencou os cinco erros mais comuns na gestão de frotas e lhe apresentará soluções inteligentes para eliminá-los.
O que é a gestão de frotas?
A gestão de frotas consiste na administração do conjunto de veículos de uma empresa, sendo eles caminhões, ônibus, vans e até mesmo carros de passeio. O gerenciamento visa manter controle e otimizar todas as etapas que envolvem a utilização destes veículos, desde o momento que antecede a viagem até o seu retorno para a garagem.
A gestão de frotas possui diferentes etapas, entre elas o controle de abastecimento, a manutenção preventiva de veículos, o monitoramento de rotas e desempenho e a gestão de documentos de automóveis e colaboradores.
Inicialmente, a gestão de frotas envolvia planilhas, arquivos e muitos papéis, mas com o passar dos anos e a chegada de novas tecnologias, esse processo se tornou mais simples: sistemas online como o Trio Card Plus Frota permitem que essa gestão seja feita através de um painel de controle virtual, que entrega informações em tempo real.
Qual a importância da gestão de frotas?
O acompanhamento constante dos veículos trazem inúmeras vantagens para uma empresa, pois com o controle de informações, as soluções se tornam mais assertivas.
Uma frota bem gerenciada traz diversos benefícios para uma empresa, sendo os principais:
- Redução de custos: através da otimização de rotas e acompanhamento dos preços de combustível em tempo real, manutenção preventiva que antecipa problemas que podem trazer prejuízos futuros e o controle de multas e acidentes a partir do monitoramento constante.
- Aumento de produtividade: com a indicação de rotas aperfeiçoadas e a diminuição do número de veículos ociosos.
- Segurança de veículos e motoristas: a partir do monitoramento e manutenção, que diminuem drasticamente as chances de fatalidades que poderiam ser prevenidas.
- Conformidade legal: por meio da constante verificação de documentos, sejam eles de motoristas ou veículos, mantendo a empresa livre de riscos trabalhistas.
Quais os principais fundamentos para ter uma gestão de frotas eficiente?
Para garantir um controle rigoroso dos veículos e colaboradores, resultando em uma gestão de frotas eficiente, você precisará entender primeiramente a situação de sua frota, encontrando os principais desafios e as atuais potencialidades da sua empresa.
Ter um bom sistema online de gestão de frotas também permitirá que sua equipe responsável pelo controle tenha um trabalho mais estratégico, evitando desgastes e retrabalho pelo acúmulo de papelada. Com a Trio Card, por exemplo, você garante:
- Controle rigoroso de abastecimento (evitando fraudes e desperdícios).
- Manutenção preventiva programada.
- Monitoramento em tempo real.
- Gestão documental automatizada.
- Análise de dados para tomada de decisões estratégicas.
Desafios na gestão de frotas
Agora que falamos sobre os principais motivos pelos quais as empresas devem contar com uma gestão de frotas otimizadas, elencaremos alguns dos principais desafios enfrentados pelas empresas que estão tendo dificuldades para manter suas frotas funcionando da maneira correta.
A falta de visibilidade sobre gastos é um dos mais comuns, resultando em prejuízos financeiros para a empresa. Além disso, a utilização de processos manuais torna o trabalho muito mais desgastante e suscetível a erros, gerando lentidão e prejuízos que podem ultrapassar a esfera financeira, como a saída de profissionais que buscam um ambiente de trabalho mais organizado.
Outro desafio corriqueiro é a ausência de integração com outros sistemas de gestão, como ERPs ou CRMs, impedindo que o processo seja realizado de maneira mais dinâmica. Por fim, o comportamento de risco de motoristas também pode trazer inúmeros danos para a empresa, desde o pagamento de multas até outros imbróglios jurídicos que podem resultar na deterioração da imagem da instituição.
Cinco erros mais comuns na gestão de frotas e como solucioná-los
Como dito anteriormente, poucas empresas possuem uma operação de gestão de frotas bem fundamentada, tornando esse processo muito mais complicado que o necessário. Apesar disso, a Trio Card tem soluções para os erros mais comuns, ajudando sua empresa a transformar a forma como administra seus veículos.
Neste tópico, apresentaremos algumas destas falhas e as soluções da Trio Card Plus Frota para a sua empresa:
- Falta de controle nos abastecimentos
Um dos maiores desafios na gestão de frotas é a falta de controle nos processos de abastecimento, que pode levar a desperdícios significativos e até fraudes. Entre os principais problemas estão:
- Abastecimento em postos caros e fora da rota estabelecida.
- Fraudes nas bombas de combustível, como o famoso “tanque cheio” que na realidade não foi completado.
- Falta de registros detalhados sobre litros abastecidos, local e horário de cada abastecimento.
A Trio Card oferece a solução ideal para esses desafios, com uma rede credenciada de postos parceiros que garantem preços competitivos, além disso, o sistema bloqueia automaticamente abastecimentos em estabelecimentos não autorizados e gera relatórios completos com todos os dados de consumo e gastos, permitindo um controle preciso e seguro.
- Manutenção preventiva negligenciada
A ausência de um programa de manutenção preventiva é um erro grave que compromete toda a operação da frota. Os problemas mais comuns incluem:
- Veículos que quebram com frequência por falta de revisões periódicas.
- Custos elevados com reparos emergenciais que poderiam ser evitados.
- Falta de histórico organizado sobre as manutenções realizadas em cada veículo.
Com a Trio Card, esses problemas são solucionados através de alertas automáticos para revisões programadas, controle integrado de ordens de serviço em oficinas credenciadas e relatórios comparativos entre os custos de manutenção preventiva e corretiva, permitindo uma gestão mais inteligente e econômica.
- Documentação desorganizada
A gestão documental desorganizada é uma fonte constante de problemas e multas para as empresas. Os principais riscos são:
- CNH vencidas de motoristas em operação.
- IPVA e licenciamento atrasados.
- Seguros desatualizados que colocam a frota em situação irregular.
A solução da Trio Card traz tranquilidade com um sistema que emite alertas automáticos para vencimento de documentos, centralizando digitalmente toda a papelada da frota, o que permite a conformidade legal e evita custos desnecessários com multas e penalidades.
- Análise de dados ausente
Muitas empresas ainda tomam decisões baseadas em suposições devido à falta de dados confiáveis. Os principais problemas são:
- Decisões estratégicas baseadas em “achismo” e não em dados concretos.
- Falta de relatórios consolidados sobre desempenho e custos operacionais.
- Dados desconectados entre diferentes setores da empresa.
A plataforma da Trio Card resolve essa deficiência com um painel de gestão completo que mostra indicadores em tempo real, integração perfeita com ERPs e CRMs existentes, além da capacidade de gerar relatórios personalizados que transformam dados brutos em insights acionáveis para uma tomada de decisão mais assertiva.
- Gestão passiva de comportamento dos motoristas
O comportamento inadequado dos motoristas é uma das principais causas de acidentes e custos extras. Os problemas mais críticos são:
- Excesso de velocidade e direção agressiva não monitorada.
- Rotas não autorizadas e desvios de trajeto frequentes.
- Falta de programas regulares de treinamento e capacitação.
A Trio Card oferece um sistema avançado de monitoramento em tempo real que acompanha velocidade, rotas e padrões de direção, gera relatórios individuais de desempenho dos motoristas e permite a criação de programas de treinamento personalizados com base nos dados coletados, promovendo uma operação mais segura e eficiente.
Conclusão
A gestão de frotas é um desafio complexo que, quando negligenciado, pode gerar prejuízos significativos para as empresas. Desde custos elevados com combustível e manutenção até multas trabalhistas e acidentes evitáveis, a falta de um sistema eficiente compromete não apenas o orçamento, mas também a produtividade e a segurança de toda a operação.
Felizmente, a tecnologia transformou a gestão de frotas em um processo muito mais assertivo e inteligente. Soluções digitais permitem monitorar abastecimentos em tempo real, programar manutenções preventivas, organizar documentações e analisar dados para tomar decisões estratégicas.
A Trio Card surge como a solução completa para esses desafios, oferecendo um sistema integrado que combina controle rigoroso, automação e inteligência de dados. Seja para reduzir custos, aumentar a produtividade ou garantir conformidade legal, a Trio Card é o parceiro ideal para transformar sua gestão de frotas em uma vantagem competitiva.
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