Muitos gestores de frota, principalmente no início da operação, quando existe um volume reduzido de veículos, ficam em dúvida sobre o momento ideal de implementar sistemas de gestão por trabalharem com frotas pequenas. É quase como se não conseguissem enxergar a real necessidade em realizar o monitoramento da frota contando com a tecnologia, ou que não haveria benefício em investir em sistemas de controle de frota mais completos por acreditarem que o investimento não irá trazer retorno.
No entanto, é preciso dizer que esse pensamento é equivocado e pode estar atrapalhando o crescimento da sua empresa. Isso porque em nenhum lugar está escrito qual o número mínimo de veículos que alguém precisa ter para investir em tecnologia. Tanto as frotas com apenas 1 veículo quanto as que possuem 1000 podem, e devem, se beneficiar do controle de informações e dos indicadores de frota proporcionados pelos sistemas de gestão que utilizam dados e tecnologia, como é o caso do Plus Frota.
É claro que, no caso de frotas maiores, a adoção dessas plataformas é quase um imperativo para o sucesso e para a viabilidade das operações, uma vez que, quanto mais veículos a sua empresa tiver, mais difícil fica o controle manual. Apesar disso, pequenas frotas conseguem ter as mesmas vantagens e podem usar os recursos para, inclusive, projetar estrategicamente seu crescimento.
Dificilmente, vamos combinar, uma empresa pequena cujo objetivo seja a lucratividade e expansão, o desejo de todo negócio, não aumentará a sua frota à medida que esse desenvolvimento ocorrer. E se isso ocorrer de forma programada, com o suporte de sistemas que permitam monitorar a frota como um todo, é bem mais provável garantir o sucesso da operação. Afinal de contas, existem muitas vantagens em utilizar um software, mesmo que você possua poucos veículos na frota.
Assim, para gerenciar com eficiência e projetando um futuro próspero para sua frota, além de ter uma análise completa dos principais indicadores de frota, você precisa investir em sistemas de gestão modernos. Entre os principais benefícios de se usar a tecnologia a seu favor, estão:
1. Redução de custos;
2. Centralização das informações e otimização do processo;
3. Prevenção de fraudes;
4. Manutenção em dia;
5. Acompanhamento e análise dos indicadores de frota.
Muitas vantagens importantes, não é? Para entender melhor cada um desses itens, continue a leitura deste artigo. Dessa maneira, você vai perceber por qual razão não importa quantos veículos corporativos sua empresa possui, mas sim a capacidade de controle de frota que ela tem. Vamos lá?
Afinal, existe um número mínimo de veículos para utilizar um software de controle de frota?
Essa com toda a certeza é uma dúvida que ronda qualquer gestor de frota. É que quando se tem um ou poucos veículos corporativos, é comum pensar que a gestão pode ser feita “à mão”, com planilhas e controles manuais.
Nesse cenário, muitas empresas pensam que é preciso ter um número de veículos mínimo, como 10, 50 ou 100. A realidade, no entanto, é que quanto mais tempo você demorar a implementar um software de controle de frota, mais a sua empresa estará deixando de crescer e de aumentar sua produtividade.
Isso porque a tecnologia proporciona uma série de vantagens e de dados que nos ajudam a fazer um raio X preciso sobre o que precisa melhorar na frota, além de garantir mais segurança e reduzir custos. Confira agora todos os benefícios do controle de frota automatizado e informatizado!
Quais são as vantagens de um controle de frota?
Antes de falarmos sobre as vantagens de um controle de frota automatizado e moderno, é necessário dizer que, com ou sem um software, o controle é inerente à gestão. Todo proprietário ou gestor responsável precisa saber de tudo que acontece na sua empresa, certo? A diferença está na efetividade e na melhoria dos resultados que a tecnologia pode oferecer. Veremos a seguir, portanto, cinco benefícios de adotar um software de gestão.
1. Redução de custos
Durante as operações, não é possível ter controle total do que está acontecendo com os veículos e motoristas, correto?
Errado! Com um sistema de gestão informatizado, como o Plus Frota, isso é possível, sim. E é essa possibilidade que resulta em redução de custos, já que você consegue acompanhar os valores de combustível e indicar aos condutores os melhores postos para abastecer, além de poder escolher as melhores rotas, aquelas que darão menos prejuízo.
2. Centralização das informações e otimização do processo
Chega de ficar abrindo planilhas enormes e lentas! Com um sistema de gestão, você tem todas as informações da frota disponíveis em um único lugar com agilidade. Além disso, os relatórios com os dados são gerados automaticamente, sem que você precise fazer nada para isso.
Esses relatórios são inteligentes e ainda emitem alertas sobre vencimentos de CNH e IPVA, por exemplo!
3. Prevenção de fraudes
Isso mesmo! Com um sistema de controle de frota automatizado, a sua empresa consegue acompanhar todas as transações por hora, local, odômetro, litros, tipo de combustível e motorista.
4. Manutenção em dia
A manutenção preventiva é essencial para evitar custos maiores com as manutenções corretivas. Se você não tem controle de quando foi a sua última revisão periódica, pode acabar se surpreendendo com um problema no veículo em uma operação importante ou ainda gastar mais com um problema que era pequeno e se tornou gigante.
Com um sistema de gestão de controle de frota, é possível ter um plano de manutenção, bem como realizar orçamentos, ordens de serviço e pagamento online para oficinas credenciadas.
5. Acompanhamento e análise dos indicadores de frota
Os indicadores de frota são parâmetros imprescindíveis para analisar o desempenho da frota. Eles que irão dizer onde sua empresa precisa promover transformações nos processos e onde as suas decisões estão fluindo e trazendo bons resultados. Entre os principais indicadores de frota, estão:
1. Consumo de KM/L do veículo
Ter esses parâmetros ajuda o gestor a entender qual o consumo por quilômetro de cada veículo. Isso permite uma análise de quais são os mais econômicos e quais consomem mais combustível. Por meio de um relatório que possibilite verificar esses números, você pode aplicar as melhorias necessárias, sejam elas mecânicas ou operacionais. Em alguns casos, o veículo pode estar, realmente, com problemas. Mas, em outras situações, apenas a orientação aos motoristas sobre boas práticas de direção pode ser a solução.
2. Custo por KM rodado
Saber o real custo por KM rodado é indispensável para que a empresa possa considerar se está tendo lucro ou prejuízo ao realizar suas atividades. Nesse tópico, estão incluídas outras despesas relacionadas aos veículos, que podem ser escolhidas de acordo com os indicadores preestabelecidos no sistema. Mas, claro, tendo como um dos principais custos a serem analisados, o gasto com os abastecimentos.
3. Consumo por veículo e motorista
Uma das práticas gerenciais mais relevantes, em se tratando de controle de frota, é construir a prática de um bom acompanhamento orçamentário. Dessa maneira, criar limites mensais de gastos por veículos, centros de custo, filiais e acompanhar e controlar essas despesas evitará dores de cabeça ao gestor.
Não estabelecer tetos de gastos dos abastecimentos pode acarretar em surpresas desagradáveis, tendo em vista que o gestor atuará apenas de forma reativa quando o orçamento já tiver sido ultrapassado.
4. Veículos fora de média
Um dos indicadores de frota mais importantes para o gestor analisar é o de média de consumo de combustível. Isso porque, o gasto com combustível chega a ser de até 50% do custo total de uma frota. Já que se trata de um dos maiores gastos que você terá, é preciso ter um controle minucioso.
Para saber quais veículos estão fora da média ou do padrão, o levantamento pode ser feito comparando resultados entre motoristas, mas deve-se cruzar informações e analisar o custo por tipo de veículo, modelos e avaliar os melhores e piores veículos. O gestor, logo, deve agir de forma estratégica e verificar os veículos e motoristas com pior desempenho.
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Independentemente do tamanho ou porte da sua frota, com 1 ou 1000 carros, aqui na Trio Card Plus Frota você encontra uma ferramenta completa para controlar os veículos, leves ou pesados, da empresa, e ter um controle de frota eficiente e produtivo. Por meio do nosso software de gestão, o gestor possui acesso a quatro módulos exclusivos para ajudar a empresa a alcançar melhores resultados.
Como ele, o gestor tem total controle dos processos do setor, desde o abastecimento até o recolhimento de notas de pedágio. Sem contar, a agilidade nas consultas, o acompanhamento do departamento através de relatórios, a transparência nos gastos e a mobilidade e segurança dos condutores através de um único cartão.
Além disso, é possível saber a data correta para fazer as manutenções preventivas, evitar problemas maiores e fugir de possíveis fraudes, já que você acompanha literalmente tudo da onde estiver.
O melhor é que todas essas facilidades estão a poucos cliques de distância do gestor e dos motoristas, que possuem aplicativos específicos para acompanhar todas as informações necessárias para o dia a dia de cada um.
Na prática, são muitas vantagens para todos os envolvidos, não é mesmo?
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