Desde a promulgação da Lei nº 7.418/85 em 1985, o vale-transporte passou de uma opção para uma obrigação das empresas, garantindo que os trabalhadores tenham meios de locomoção entre suas casas e locais de trabalho. Mas o que essa lei diz nos pormenores? Quais são os deveres da empresa e do colaborador e como deve ser feito o reembolso do vale-transporte?
Descubra conosco enquanto desvendamos os aspectos legais e práticas recomendadas.
Continue lendo este artigo para obter insights essenciais sobre o reembolso do vale-transporte, garantindo que sua empresa esteja em conformidade com a lei, e aprenda a realizar os cálculos e contabilizações de maneira eficaz, beneficiando tanto empregadores quanto colaboradores.
O que diz a lei sobre o vale-transporte?
O vale-transporte, regido pela Lei nº 7.418/85, desempenha um papel essencial no cenário trabalhista brasileiro, garantindo o direito à locomoção dos trabalhadores entre suas residências e locais de trabalho sem impactos financeiros significativos. Para as empresas, compreender e cumprir as disposições desta lei é fundamental para evitar problemas trabalhistas e garantir um ambiente de trabalho justo e equitativo. Portanto, tanto empregadores quanto empregados devem estar cientes dos direitos e deveres relacionados ao vale-transporte.
Uma das características mais marcantes da Lei do Vale-Transporte é a obrigatoriedade da concessão por parte das empresas. Em 1985, com a promulgação da Lei nº 7.418, o fornecimento do vale-transporte deixou de ser uma opção para as empresas e se tornou uma obrigação. Essa mudança significativa assegurou que os trabalhadores tivessem meios adequados para se deslocar para o trabalho.
É importante destacar que o vale-transporte não possui natureza salarial. Isso significa que ele não faz parte do salário do trabalhador e não incorpora a remuneração. Em vez disso, é considerado uma antecipação destinada exclusivamente ao custeio das despesas de deslocamento. Isso evita que os trabalhadores tenham parte de seu salário retido para cobrir os custos de transporte.
A lei estabelece que o vale-transporte deve ser concedido antecipadamente ao trabalhador. Isso significa que o empregado deve receber o benefício antes de efetivamente utilizar o transporte público. O objetivo é garantir que o trabalhador tenha recursos disponíveis para custear suas despesas de deslocamento.
A empresa pode descontar até 6% do salário base do trabalhador para custear o vale-transporte. Esse desconto é limitado a esse percentual, e o restante deve ser arcado pela empresa. Isso garante que o trabalhador tenha acesso ao benefício sem comprometer grande parte de sua remuneração.
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Como contabilizar o reembolso do vale-transporte?
O reembolso do vale-transporte é uma parte essencial da gestão desse benefício tanto para a empresa quanto para o funcionário. É importante entender como realizar a contabilização desse reembolso para garantir que os registros contábeis estejam corretos e que os direitos dos trabalhadores sejam adequadamente atendidos. Confira o passo a passo da contabilização:
- Compra dos Vales-Transporte
Primeiramente, a empresa adquire os vales-transporte para seus funcionários com base na quantidade necessária para cobrir o deslocamento durante um período específico. Por exemplo, se houver 50 funcionários que precisam de vales-transporte para 22 dias de trabalho, totalizando 1.100 passagens, a empresa deve comprar essa quantidade de vales. - Distribuição aos Trabalhadores
Após adquirir os vales-transporte, a empresa os distribui aos trabalhadores de acordo com suas necessidades. É importante lembrar que o vale-transporte é uma antecipação e deve ser distribuído antes de seu uso. - Lançamento Contábil
A contabilização do reembolso do vale-transporte acontece em etapas. Primeiro, é feito um lançamento a crédito nas contas que receberão os valores referentes ao vale-transporte. Isso ocorre porque o vale-transporte tem natureza credora. O lançamento contábil pode ser formatado da seguinte maneira:
▪️ D (Devedor): Conta “Vale Transporte” (PC – Passivo Circulante).
▪️ C (Credor): Conta “Caixa” ou “Banco” (AC – Ativo Circulante).
À medida que os funcionários utilizam os vales-transporte, a empresa pode reembolsar os 6% descontados de seus salários. Esse reembolso do vale-transporte representa um retorno financeiro para a empresa e configura uma parte do processo contábil.
O funcionário pode receber o reembolso em situações específicas, como feriados ou folgas em que ele precise trabalhar. - Reembolso de Despesas
O reembolso do vale-transporte para o funcionário é semelhante a qualquer outro reembolso de despesas, porém, é preciso deixar claro que qualquer tipo de substituição, ajuste ou troca do vale-transporte pelo auxílio combustível ou dinheiro deve ser algo acordado previamente entre trabalhador e empresa para não haver nenhum problema legal. - Documentação dos Gastos
Para receber o reembolso, o funcionário deve apresentar os comprovantes dos gastos com transporte que não foram cobertos pelo vale-transporte. Essa documentação é fundamental para a contabilização correta do reembolso.
É importante ressaltar que a contabilização do reembolso do vale-transporte deve ser feita com precisão e de acordo com os princípios contábeis, garantindo que todos os registros sejam mantidos de forma transparente e auditável. Isso não apenas cumpre as obrigações legais, mas também contribui para uma gestão financeira eficaz da empresa e para a garantia dos direitos dos funcionários.
Como fazer uma gestão eficiente do vale-transporte?
A gestão do vale-transporte pode ser simplificada e otimizada com a implementação de práticas eficientes e o uso de ferramentas adequadas. Aqui estão algumas dicas para facilitar a gestão do vale-transporte na sua empresa:
- Utilize Cartões Corporativos
Considere a adoção de cartões corporativos para o fornecimento do vale-transporte aos funcionários. Essa abordagem elimina a necessidade de lidar com dinheiro em espécie, simplificando o controle e a contabilização dos gastos, e facilitando o reembolso do vale-transporte.
- Defina Regras Claras
Estabeleça regras e políticas claras relacionadas ao uso do vale-transporte. Defina quantidades máximas diárias ou mensais, restrições geográficas e procedimentos para solicitar recargas ou reembolsos.
- Treinamento e Comunicação
Certifique-se de que os funcionários entendam como funciona o sistema de vale-transporte da empresa. Forneça treinamento adequado e informações claras sobre como solicitar, recarregar e usar os benefícios.
- Centralize a Gestão
Centralize a gestão do vale-transporte em um departamento específico da empresa. Isso evita que diferentes setores lidem com o benefício de forma descentralizada e desorganizada.
- Mantenha Registros Atualizados
Mantenha registros atualizados dos funcionários que têm direito ao vale-transporte. Isso inclui informações sobre endereço, trajeto de deslocamento e qualquer mudança relevante.
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Como o Trio Card Combustível pode substituir e facilitar a gestão do vale-transporte na sua empresa?
O Trio Card Combustível é uma solução eficaz que pode substituir e facilitar a gestão do vale-transporte na sua empresa de várias maneiras. Este cartão é especialmente projetado para atender às necessidades de mobilidade dos funcionários e oferece diversas vantagens tanto para a empresa quanto para os colaboradores. Confira as vantagens:
- Flexibilidade de Uso
O Trio Card Combustível oferece aos funcionários a flexibilidade de escolher onde e como preferem abastecer seus veículos. Isto porque o cartão conta com uma ampla rede de estabelecimentos credenciados, garantindo sempre os preços mais competitivos e o combustível de excelente qualidade. - Eliminação de Dinheiro em Espécie
Ao substituir o vale-transporte em dinheiro por um vale-combustível, elimina-se a necessidade de lidar com dinheiro físico. Isso reduz riscos de perda ou extravio e aumenta a segurança das transações. - Controle de Gastos
A empresa pode definir limites de gastos mensais para cada funcionário, o que ajuda a controlar os custos relacionados ao transporte. Isso é especialmente útil para evitar gastos excessivos com combustível. - Gestão Simplificada
O Trio Card Combustível simplifica a gestão do benefício de transporte. Não é necessário adquirir passes de transporte público, calcular reembolso do vale-transporte ou lidar com planilhas complexas. Além disso, com a Trio Card, seus colaboradores terão acesso às informações do seu cartão e rede credenciada através do APP e do site. - Compatibilidade com a Legislação
O Trio Card Combustível é desenvolvido para estar em conformidade com a legislação trabalhista e regulamentações relacionadas ao benefício de transporte. Isso garante que a empresa esteja cumprindo as normas legais. - Atendimento às Necessidades dos Colaboradores
Oferecer o Trio Card Combustível mostra que a empresa está disposta a atender às necessidades individuais de mobilidade de seus funcionários, o que pode contribuir para a satisfação e retenção de talentos.
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