Ser responsável pela gestão da frota de uma empresa pode ser uma tarefa complexa, se executada de forma manual, principalmente se for composta por muitos veículos. A situação se torna ainda mais complexa se a empresa utilizar dinheiro para o abastecimento.
Um dos gastos mais significativos de empresas que transportam produtos ou utilizam veículos para oferecem seus serviços é proveniente do combustível utilizado para abastecer os veículos.
Mesmo que cada vez mais o setor de gerenciamento de frotas venha se aprimorando, algumas empresas ainda utilizam dinheiro como forma de pagamento para os abastecimentos. Durante muito tempo isso era visto como a forma mais eficiente – e segura – de realizar a tarefa, já que parecia inviável ter um cartão de crédito ou débito para cada um dos motoristas e veículos cadastrados.
Porém, hoje em dia, muitos recursos são oferecidos para que essa realidade se modifique. Existem muitas formas de facilitar e tornar o processo mais econômico e seguro: o cartão combustível e os sistemas de gerenciamento de frotas, por exemplo, são opções que substituem o uso de dinheiro na hora de pagar pelo combustível utilizado para abastecer as frotas.
Mesmo assim, muitas empresas ainda insistem em dar dinheiro aos motoristas para que eles abasteçam os veículos e posteriormente, prestem contas apresentando os cupons fiscais dos abastecimentos realizados.
Infelizmente, essa é a maneira mais comum de ser vítima de fraudes. Por isso, falaremos sobre os 4 principais problemas de utilizar o dinheiro para o abastecimento de frotas:
1. A empresa fica mais vulnerável às fraudes: infelizmente essa é uma realidade que acontece com muita frequencia nas empresas. Normalmente quando o dinheiro é utilizado, é provável que toda a gestão ainda seja feita de forma manual, através de prestação de contas via nota fiscal e planilhas preenchidas manualmente por motoristas e funcionários. O que acontece é que essa é a forma mais simples de fraudar o abastecimento, uma vez que o controle é feito com base na confiança em seus colaboradores. É triste dizer, mas nem todos os funcionários são corretos.
Para exemplificar, imagine o seguinte: o gestor dá R$ 150,00 em dinheiro para que o motorista abasteça o carro. Ele vai até o posto de costume, e por já ter certa intimidade com os atendentes, solicita um cupom fiscal com o valor cheio. Porém, ele utilizou apenas R$ 100,00 em combustível e o restante em produtos da conveniência para seu uso pessoal ou sem nenhum escrúpulo, embolsou os R$50,00 faltantes.
O resultado é um prejuízo duplo: você perde a autonomia de quilometragem disponível para o carro rodar, já que foi abastecido menos que o combinado, e ainda perde o dinheiro indevidamente utilizado, já que ele dificilmente será devolvido, diante da dificuldade em comprovar a fraude através de um controle manual.
Leia mais sobre o controle de abastecimento de frotas para evitar fraudes
2. Assaltos: A insegurança nas rodovias brasileiras é uma triste realidade enfrentada pelos motoristas. Para que se tenha idéia, dados divulgados pela Associação Nacional do Transporte de Cargas e Logística (NTC) indicaram que em 2018, houve registro de mais de 22 mil roubos de cargas em todo o País, sendo 78% registrados em áreas urbanas e 22% em rodovias. Ou seja, infelizmente a probabilidade de passar por uma situação de insegurança, se torna mais iminente.
Ao fazer o abastecimento de frotas utilizando dinheiro, é bem provável que além de toda a preocupação que envolve a segurança dos motoristas e o prejuízo da carga, também haverá a questão do prejuízo com a perda do valor disponibilizado para o que motorista abastecesse o veículo durante o trajeto.
3. Perda do dinheiro destinado ao abastecimento: normalmente os motoristas das frotas tendem a se deslocar entre diversos pontos durante o dia para o transporte de cargas ou prestação de serviços. Isso certamente aumenta a probabilidade dos motoristas, ate mesmo por descuido, perderem o dinheiro que lhes foi dado para o abastecimento do veículo.
Esse é um prejuízo que normalmente não está contabilizando, mas mesmo que a quantia perdida seja baixa, se somadas, as recorrentes perdas de um ou mais motoristas, representam um gasto desnecessário, e muito significativo, na hora de fechar as contas no final do mês.
4. Menor controle sobre os custos reais de abastecimento de frota: Quando o controle é feito de forma manual e é utilizado dinheiro para o abastecimento da frota, fica difícil mensurar de forma real, os custos efetivos com o abastecimento dos veículos da empresa.
Identificar a autonomia dos veículos para tomada de decisões futuras na hora de manter o mesmo modelo de frota, ou não, pode não ser tão eficiente e não apresentar números consideráveis para o processo de gerenciamento do real custo da frota.
Se sua empresa ainda utiliza dinheiro para o abastecimento de frotas, é bem provável que você já tenha se deparado com algumas dessas situações.
Quanto aos prejuízos que sua empresa já enfrentou ao utilizar dinheiro para o abastecimento de frota, infelizmente não há muito que ser feito. A boa notícia é que de forma simples e eficiente, você pode resolver e evitar problemas futuros.
Uma das soluções é contratar um sistema de gerenciamento de frotas. Com o Trio Card Plus Frota, por exemplo, é possível:
- Controlar em tempo real os abastecimentos realizados pelos veículos, com relatórios automáticos de desempenho com alertas para o gestor;
- Prevenir fraudes através do registro de todas as transações por hora, local, odômetro, litros, tipo de combustível e motorista. Restrições e parametrizações;
- Definir parâmetros e regras por veículos ou grupo de veículos e centros de custo. Controle de limites dos veículos online;
- Redução de custos através de consulta online dos melhores preços de combustíveis para direcionar sua frota para o abastecimento;
Essas são algumas das facilidades de nosso sistema. Se você quiser saber outras vantagens do Trio Card Plus Frota para o seu negócio, clique aqui que um de nossos especialistas entrará em contato para entender melhor a necessidade de sua empresa e colaborar com o crescimento do seu negócio.
