Vale-combustível: como calcular e reduzir custos corporativos

Entender como calcular o vale-combustível da sua empresa é essencial para transformar um gasto em investimento. O combustível está em alta e os deslocamentos continuam. Assim, o orçamento precisa fechar no azul. Por isso, o vale-combustível é uma alternativa moderna ao vale-transporte, pois garante conformidade legal e controle sobre cada abastecimento.

Com esse benefício, a empresa apoia colaboradores que usam veículo próprio e, ao mesmo tempo, ganha eficiência. Dessa forma, elimina processos manuais e reduz desperdícios. Portanto, calcular corretamente é o primeiro passo para economizar e melhorar a gestão.

A seguir, veja como calcular o vale-combustível, criar uma política prática e segura e usar a automação para reduzir custos sem comprometer a mobilidade da equipe.

Diferença prática que impacta o cálculo

Antes de calcular, é importante entender por que o vale-combustível segue uma lógica diferente do vale-transporte e do reembolso manual. Ele é um benefício indenizatório. Portanto, não há desconto de 6% em folha, nem obrigatoriedade de repasse fixo. Essa flexibilidade permite ajustar valores conforme o perfil da equipe.

Critério	Vale-Transporte	Vale-Combustível	Reembolso
Base do cálculo	Tarifa de transporte público	Quilometragem x autonomia x ANP	Nota fiscal por evento
Desconto em folha	Até 6%	Opcional	Não se aplica
Risco de variação	Baixo	Médio (variação ANP)	Alto (notas e erros)
Custo administrativo	Médio	Baixo (com automação)	Alto

O vale-transporte é simples, mas rígido. Já o reembolso é detalhado, porém burocrático. Por outro lado, o vale-combustível digital equilibra controle, flexibilidade e agilidade. Assim, a empresa mantém segurança e eficiência, especialmente quando utiliza plataformas como a Trio Card.

O vale-combustível é considerado verba indenizatória e não integra o salário, conforme o artigo 458 da CLT. Por isso, é ideal formalizar as regras em política interna e registrar a verba corretamente no sistema de folha.

Como calcular na prática – modelos replicáveis

O cálculo do vale-combustível deve refletir a distância percorrida, o consumo do veículo e o preço médio do combustível. A ANP (Agência Nacional do Petróleo) atualiza semanalmente os valores médios por estado e município. Dessa forma, é possível manter o cálculo alinhado à realidade.

A seguir estão três modelos adequados a diferentes perfis de empresa.

Modelo A – Trajeto fixo casa–trabalho

Esse modelo é ideal para colaboradores que usam o veículo apenas para o deslocamento diário.

Fórmula: Valor mensal = (Distância diária ida + volta x dias úteis ÷ autonomia do veículo) x preço do litro (ANP)

Exemplo:

Descrição	Valor
Distância diária	44 km
Dias úteis	22
Autonomia do veículo	10 km/l
Preço médio da gasolina (ANP/2025)	R$ 6,10
Custo mensal estimado	R$ 589,28

Checklist para padronizar o cálculo:

• Utilize o preço médio da ANP por UF ou município.
• Defina autonomia padrão por categoria de veículo.
• Crie margem de tolerância de até 5% para variações de trajeto.
• Atualize mensalmente com base na variação de preços da ANP.

Modelo B – Função externa (quilometragem variável)

Esse modelo é indicado para equipes técnicas, vendedores ou consultores que percorrem distâncias variáveis.

Fórmula: Valor = (Km percorrido x fator de consumo x preço ANP), limitado a um teto mensal por cargo.

Como aplicar:

• Integre o controle de quilometragem ao app de rotas ou sistema de CRM.
• Além disso, defina faixas de quilometragem (até 800 km, 801–1.200 km, acima de 1.200 km).
• Use o preço médio semanal da ANP como índice de reajuste automático.

Exemplo:

Um técnico percorre 1.000 km/mês com um carro de 12 km/l. Com preço médio de R$ 6,10, o custo aproximado é de R$ 508,00. Ao aplicar um teto de R$ 550,00, a empresa mantém margem de segurança e previsibilidade.

Modelo C – Híbrido (parte fixa + variável)

Esse modelo se aplica a funções que combinam deslocamento diário e externo.

Estrutura sugerida:

• Parcela fixa: trajeto casa–trabalho (ex.: R$ 350,00).
• Parcela variável: deslocamentos extras, ajustada conforme quilometragem.
• Regra de auditoria: validar 10% dos lançamentos por amostragem mensal.

Esse formato reduz a carga administrativa e mantém justiça interna entre perfis de colaboradores.

Leia também: Como economizar combustível? 5 dicas infalíveis para a sua frota

Política e automação – o segredo do corte de custos

Padronizar o cálculo é o primeiro passo. No entanto, o verdadeiro ganho surge quando o processo é automatizado e auditável. Assim, o RH mantém controle total e evita retrabalho.

Veja como estruturar uma política simples e aplicar automação com a Trio Card.

Política plug-and-play (para copiar e adaptar)

1. Elegibilidade: cargos externos ou trajetos acima de X km diários.
2. Modelo de cálculo: aplicar A, B ou C conforme perfil de uso.
3. Fontes oficiais: preço ANP atualizado toda segunda-feira.
4. Teto mensal: definido por cargo ou região, com revisão automática a cada variação de +7%.
5. Auditoria: divergência acima de 10% entre quilometragem e extrato gera análise automática.
6. Bloqueios: proibição de abastecimento fora do MCC (categoria de posto).

Na prática:

As regras ficam registradas no portal do RH. O Trio Card Combustível aplica tudo automaticamente. O sistema define o valor por colaborador e bloqueia usos indevidos. Assim, o processo se torna mais rápido, seguro e eficiente.

Alavancas reais para reduzir custos e manter performance

O vale-combustível é um investimento. Sem gestão, ele pode virar um gasto fixo inflado. Por isso, adote estratégias que mantenham o benefício saudável e eficiente.

• Teto por cluster: defina faixas de valor por cidade, função e tipo de veículo.
• Uso mínimo: reduza automaticamente o limite de quem consome menos de 30% do saldo por dois meses seguidos.
• Sazonalidade: ajuste o limite em meses de férias ou baixa demanda.
• Monitor de outliers: use dashboards para detectar desvios de padrão.
• Comparativo ANP vs. gasto real: acione auditoria quando houver diferença acima de 3%.
• Troca inteligente de combustível: priorize etanol quando a relação preço/autonomia for vantajosa (abaixo de 70%).

Segundo o Dieese, o custo médio de transporte individual no Brasil supera R$ 500 mensais. Além disso, empresas que adotam controle digital via cartão combustível reduzem até 25% dos custos logísticos e diminuem em 70% o tempo administrativo de conferência.

Métricas e acompanhamento – como medir eficiência

Indicador	Meta recomendada	Ação sugerida
Custo por km	≤ R$ 0,60–0,70	Recalibrar autonomia e rotas
Uso do saldo	70–90%	Ajustar limites mensais
Desvio ANP vs. valor pago	±3%	Revisar datas de atualização
Outliers/mês	≤ 3%	Fazer auditoria e dar feedback
Tempo de conferência	↓ 70% vs. reembolso manual	Adotar automação Trio Card

Esses indicadores ajudam o RH a sair do modo reativo. Assim, o setor passa a trabalhar com dados, previsibilidade e governança.

Calcular o vale-combustível corretamente é apenas o começo. A automação de regras, tetos e reajustes transforma um custo variável em gestão estratégica de mobilidade corporativa. Além disso, a tecnologia garante rastreabilidade e transparência.

Com o Cartão Combustível Trio Card, a empresa tem controle total dos abastecimentos. Os relatórios são em tempo real e a auditoria é automática. Dessa forma, tudo acontece sem reembolso manual ou planilhas.

Reduza custos e simplifique o controle do vale-combustível. Fale com um especialista Trio Card e descubra como aplicar esses modelos no seu time.