Você, gestor de frota, já foi vítima de desvio de combustível? Essa é uma pauta difícil de ser abordada, mas que, infelizmente, ainda é muito recorrente nas empresas. Sabemos que o valor gasto com combustível compromete boa parte do orçamento mensal e, por isso, é preciso conhecer os caminhos corretos para evitar o problema. Só com os mecanismos de gestão adequados é possível evitar fraudes e otimizar a eficiência da frota.
Neste artigo, você saberá quais sinais apontam que a sua empresa está sendo afetada pelo desvio de combustível e as soluções que podem ser adotadas. Boa leitura!
Afinal, o que engloba o desvio de combustível?
Sabe quando você passa um pente fino nas contas do mês, mas os gastos com abastecimento não batem? Isso geralmente é perceptível em empresas que adotam uma gestão de frota capaz de identificar os principais gargalos da operação, ou seja, que utilizam KPIs importantes para mensurar e acompanhar o desempenho dos veículos.
Quando os números não fecham, por mais absurdo que possa parecer, você e a sua empresa podem estar sofrendo com o desvio de combustível. O problema acontece com organizações de todos os portes e setores e representa o roubo de gasolina, etanol ou diesel pelos próprios motoristas ou profissionais que têm acesso à frota.
Mas em que momento isso acontece? Pode ocorrer no momento do abastecimento no posto ou quando há a transferência de combustível para veículos que não fazem parte da frota.
É claro, em alguns casos, não é desvio de combustível, mas sim uma perda de recursos ocasionada pela gestão ineficiente do consumo de combustível.
Assim, o principal desafio para gestores é identificar a ocorrência dessa situação e partir imediatamente para a ação, a fim de estancar o problema. Por esse motivo, o gerenciamento do abastecimento deve ser aprimorado frequentemente, pois o aumento dos custos pode elevar os preços dos serviços.
Impactos negativos do desvio de combustível
Se for constatado o desvio de combustível, além da falta de confiança nos colaboradores, um dos resultados mais problemáticos da situação, outros impactos negativos podem surgir, especialmente nas finanças da empresa.
Isso ocorre porque o combustível é matéria prima essencial para manter a frota em funcionamento e realizar as entregas com eficiência. Logo, ela consome boa parte do orçamento. Apenas empresas que se protegem do desvio de combustível podem ser efetivamente competitivas no mercado.
Outras consequências decorrentes do problema são:
- Aumento de custos com combustível: quando ocorre um desvio de combustível, a empresa acaba gastando mais para tapar o buraco deixado pelo rombo, afinal, o veículo não quer saber se houve fraude ou não, ele apenas funciona com o tanque cheio. Ou seja, você terá que despender mais dinheiro para abastecer a frota.
- Falta de orçamento para outras questões estratégicas: se você precisa aumentar os custos com combustível, é evidente que outras pontas da sua empresa ficaram soltas. Você terá menos recursos para investir em tecnologia, produtividade e também no crescimento dos colaboradores.
- Baixa lucratividade: é um ciclo, sem dinheiro para investir nos seus funcionários, nos seus veículos e em tecnologia, sua empresa ficará para trás e terá baixa lucratividade, tornando-se, em algum momento, insustentável.
Viu como o desvio de combustível desencadeia uma série de prejuízos para a sua empresa? A essa altura, você pode estar se perguntando, então, o que fazer. Continue a leitura para entender melhor quais atitudes tomar para resolver este gargalo.
Como evitar o desvio de combustível?
O primeiro passo é sempre ter os meios necessários para identificar o desvio de combustível. Se não houver acesso às informações, não há como saber o que precisa ser solucionado. Por isso, a primeira atitude a se ter, enquanto gestor, é criar mecanismos capazes de apontar números que não batem e gastos excessivos com abastecimentos.
Em outras palavras, é essencial ter uma gestão realmente efetiva sobre todas as movimentações relacionadas à compra de combustível. Algumas estratégias que podem ser adotadas:
Controle a frequência de abastecimento
O primeiro sinal que algo está errado vem, justamente, do aumento da frequência de abastecimento. Um veículo que precisa ser abastecido muitas vezes em um curto período de tempo pode estar sendo utilizado para o desvio de combustível. Empresas que não dispõe de controles informatizados podem enfrentar problemas para identificar este tipo de situação.
Portanto, para evitar esse prejuízo, é preciso acompanhar de perto o desempenho dos veículos e manter um registro do histórico de consumo. Nada de ficar apenas na confiança, pois ela se constrói baseada nos fatos, não é mesmo?
Controle rotas e trajetos
Saiba qual o melhor trajeto para o motorista percorrer. Aquele com mais postos de confiança, com menos percalços na estrada e com o caminho mais rápido até o destino final. Isso evita o desperdício e diminui as chances do desvio de combustível acontecer. Saiba quanto tempo e onde o seu motorista ficou parado para abastecer. Procure por padrões saudáveis e por aqueles que podem ser suspeitos.
Oriente seus motoristas sobre boas práticas na direção
Os colaboradores são a chave de qualquer negócio. Uma boa equipe, bem treinada e formada, ajuda a prevenir essa prática tão prejudicial para a lucratividade da empresa. Assim, invista em treinamentos e campanhas que procurem incentivar um comportamento ético dos profissionais.
Além disso, oriente seus motoristas sobre boas práticas na direção. Instrua sobre os melhores postos, de confiança, sobre a melhor forma de economizar combustível e de manter a entrega eficiente e segura.
Quando a conscientização dos funcionários é inviável, a alternativa é utilizar sistemas de controles para verificar o consumo e aplicar punições, como a demissão e a denúncia formal, quando o desvio é comprovado.
Observe o consumo por veículo e motorista
Uma das práticas administrativas mais importantes, em se tratando de controle de frota, é a construção de um bom acompanhamento orçamentário. Portanto, estabelecer limites mensais de gastos por veículos, centros de custo, filiais e acompanhar e controlar esse orçamento evitará dores de cabeça ao gestor.
Estipule limites condizentes com o serviço a ser realizado. Quando você tem o controle e sabe, em média, o consumo por veículo e por colaborador, é mais fácil evitar as fraudes, pois qualquer gasto extra precisará ser justificado com propriedade.
Avalie o Custo por KM rodado
Entender o custo por KM rodado é essencial para uma boa gestão financeira e deve fazer parte dos indicadores de frota. Nas empresas em que há gestão de frota, uma das questões fundamentais é como fazer isso.
Funciona assim: é preciso multiplicar o total rodado pelo veículo durante um determinado período pelo valor das despesas geradas do mesmo. Cada empresa poderá incluir todas ou algumas despesas do veículo, porém o mínimo a ser considerado para custo de KM rodado será o combustível e a partir dele poderão ser incluídas outras despesas como seguro, manutenção, depreciação entre outros.
Se você tem essa noção, fica mais difícil te passarem a perna quando o assunto for combustível, não é?
Avalie o estado de conservação dos veículos
Nem sempre o prejuízo com os combustíveis acontece de forma fraudulenta. Muitas vezes, pode ser algum problema técnico com o automóvel, por exemplo. Quando os veículos não passam por manutenções periódicas, podem ocorrer falhas e defeitos que reduzem o rendimento por litro de combustível.
Nesse caso, verifique os equipamentos e os componentes do veículo e a realização de calibração dos pneus. As empresas que atuam com o transporte de mercadorias estão sujeitas a riscos ainda maiores quando não respeitam o limite de carga e sobrecarregam o veículo.
Invista em software de gestão de frota e evite fraudes com o combustível
Agora que você já sabe de todos os problemas envolvendo o desvio de combustível e algumas práticas que enquanto gestor deve ter, saiba que a Plus Frota oferece um software completo de gestão de frota que vai te auxiliar nesse trabalho.
Com o nosso sistema, você controla em tempo real o abastecimento da frota e consegue relatórios completos com alertas. Além disso, você define padrões e limites por veículo e motorista, ganha descontos com os nossos parceiros, controla todas as ações dos seus colaboradores, reduz custos e garante uma rede ampla de postos de gasolina confiáveis para seus motoristas.
Utilizando o Trio Card Plus Frota é possível:
- Controlar em tempo real os abastecimentos realizados por cada veículo;
- Gerar relatórios com alerta aos gestores sobre o desempenho da frota;
- Prevenir fraudes através do registro de todas as transações relacionadas ao abastecimento da frota;
- Reduzir custos através do monitoramento online dos melhores preços de combustível – são mais de 2 mil postos credenciados para que você consulte o melhor preço em tempo real;
- Definir parâmetros e regras de controle de custos por veículos ou grupos de veículos;
- Solicitar orçamentos com oficinas cadastradas e autorizadas, segundo as exigências da empresa.
Quer saber mais sobre os benefícios? Entre em contato com um de nossos consultores, evite fraudes e desvio de combustível e maximize seus lucros.
