Gestão de frota leve: os 5 pontos onde há desperdício silencioso
Gestão de frota leve é o conjunto de práticas para controlar custos, uso e manutenção de veículos de pequeno porte usados em visitas, entregas e serviços externos. Isso passa por abastecimento, manutenção, pedágios, definição de rotas, acompanhamento de quilometragem e organização dos processos administrativos.
Na prática, quando o assunto é frota leve, a pressão costuma vir em três pedidos simples: reduzir custos, manter a operação rodando e entregar mais resultado com os mesmos recursos. Só que, no dia a dia, muitos gestores têm pouca visibilidade do que realmente acontece com os veículos.
Boa parte do desperdício não aparece nas planilhas que circulam nas reuniões. Ele se esconde nas rotas escolhidas sem critério, nos abastecimentos liberados sem regra, nas manutenções feitas só quando algo quebra, na quilometragem anotada “no olho” e em processos administrativos totalmente manuais.
De acordo com dados da Secretaria Nacional de Trânsito do Ministério dos Transportes, a frota nacional continua crescendo, o que torna ainda mais crítico controlar esses pontos de desperdício.
Por isso, neste artigo, vamos passar por cinco pontos críticos onde as empresas mais desperdiçam dinheiro na gestão de frota leve sem perceber. A ideia é ajudar você a enxergar esses gargalos e usar essas informações para rever orçamento, política de frota e prioridades de investimento.
Por isso, se você ainda está organizando a gestão de frota leve na sua empresa, vale usar este conteúdo como guia para revisar o cenário atual e definir próximos passos.
Desperdício 1 na gestão de frota leve: abastecimento sem controle
Por que isso é um problema?
Combustível é um dos principais custos variáveis da gestão de frota leve. Por isso, pequenas distorções diárias viram um impacto considerável no caixa ao longo do ano.
Por isso, para quem está sentindo esse peso no orçamento, olhar com atenção para o abastecimento costuma ser um dos caminhos mais rápidos para reduzir custo sem travar a operação.
Onde o dinheiro se perde?
Quando não há regras claras, o abastecimento vira um território de incerteza:
- Veículos abastecem em postos não autorizados.
- Motoristas escolhem o local mais conveniente para eles, não para a operação.
- Aparecem registros incompatíveis com a capacidade do tanque.
Além disso, a situação piora quando a empresa ainda usa dinheiro em espécie para abastecer. Essa prática abre brecha para falhas, fraudes e perda de rastreabilidade, o que inviabiliza qualquer análise mais séria de consumo.
Assim, sem dados consolidados, o gestor não consegue explicar por que o custo por quilômetro rodado está subindo. Por isso, na hora de conversar com financeiro e diretoria, fica mais difícil defender o orçamento.
Como reduzir esse desperdício?
O primeiro passo é padronizar:
- Definir postos autorizados.
- Estabelecer limites por veículo.
- Criar orientações objetivas de uso.
Na sequência, vale trocar dinheiro e reembolso por meios de pagamento corporativos, que permitem criar regras por tipo de gasto. Além disso, relatórios que cruzam valor abastecido, quilometragem e local dão visibilidade imediata das distorções.
Ação imediata: levante os abastecimentos dos últimos três meses, destaque postos e valores fora do padrão e use esse mapa como base para reescrever as regras de uso da gestão de frota leve.
Leia também: Custos invisíveis da frota: como reduzir desperdícios em abastecimento e pedágios
Desperdício 2: manutenção corretiva que virou padrão
Cenário típico:
Em primeiro lugar, veículo parado não gera custo só na oficina. Ele:
- Interrompe o atendimento.
- Desorganiza a agenda da equipe externa.
- Coloca prazos com clientes em risco.
Mesmo assim, muita empresa ainda lida com manutenção como se fosse sempre urgência.
Por exemplo, revisões são adiadas porque o veículo “não pode parar”. Peças com sinais claros de desgaste recebem soluções provisórias. Pequenos ruídos e alertas são ignorados até virarem problemas maiores, mais caros e demorados de resolver.
Consequentemente, o resultado é uma rotina de manutenção corretiva. Nesse cenário, qualquer previsão de custo vira chute, não planejamento.
Como mudar esse padrão?
Por isso, a saída é estruturar um plano de manutenção preventiva:
- Organizar cronogramas por tipo de veículo e faixa de quilometragem.
- Registrar tudo por placa.
- Acompanhar a frequência das paradas.
Além disso, sistemas de gestão de frota que disparam alertas e mostram informações em painéis simples facilitam esse controle e ajudam a transformar manutenção em algo planejado, não emergencial.
Além disso, acompanhar os principais indicadores de manutenção de frota também ajuda. Eles mostram onde vale agir primeiro e dão base para decisões com mais segurança.
Ação imediata: selecione os veículos com maior quilometragem, agende revisões preventivas em horários de menor impacto na operação e registre custos e tempo parado. Depois, compare com o histórico de quebras.
Desperdício 3 na gestão de frota leve: pedágios e rotas pouco inteligentes
Pedágio é só custo fixo? Nem sempre.
Em operações de gestão de frota leve com equipes externas, visitas comerciais ou entregas, pedágio costuma ser tratado como um custo inevitável. Porém, quando as rotas são definidas mais por costume do que por análise, essa conta fica maior do que precisaria.
Muitas vezes, veículos passam por praças de pedágio mais caras, mesmo havendo alternativas viáveis. Em vários casos, a empresa paga por uma rota “mais rápida” que, na prática, não gera ganho real de produtividade e, portanto, aumenta o custo final da gestão de frota leve.
Além disso, sem conciliação adequada, cobranças indevidas ou lançadas em placas erradas também passam batido.
Como ganhar controle?
O primeiro passo é mapear as principais rotas da frota leve e comparar:
- Trajetos.
- Valores de pedágio.
- Tempos médios de deslocamento.
Depois disso, vale adotar TAGs com conciliação automática por veículo e relatórios que mostrem quanto se gasta por rota, contrato e região. Assim, pedágio deixa de ser um número solto no financeiro e passa a ser uma variável que o gestor consegue controlar.
Dessa forma, esse tipo de análise ajuda a reduzir os chamados custos invisíveis da frota relacionados a abastecimento, multas e pedágios, que corroem a margem sem aparecer com clareza nos relatórios.
A qualidade das rodovias também pesa nessa conta. De acordo com a Pesquisa CNT de Rodovias , problemas no pavimento podem aumentar em torno de um quarto o custo operacional do transporte, principalmente pelo maior consumo de combustível e pelo desgaste acelerado dos veículos.
Ação imediata: escolha uma rota recorrente, simule pelo menos duas alternativas e compare pedágios, quilometragem e tempo de deslocamento. Em seguida, use esse comparativo para revisar as orientações de rota com a equipe.
Desperdício 4 na gestão de frota leve: quilometragem inconsistente, uso indevido e ociosidade
Quilometragem é um termômetro.
Na prática, quilometragem é um dos indicadores mais importantes da gestão de frota leve. Ela mostra quanto cada veículo está sendo exigido, ajuda a planejar manutenção e aponta onde há espaço para economizar.
Por isso, quando os registros não fazem sentido, o risco de desperdício cresce rápido.
Dois tipos de desperdício aparecem aqui:
- Uso indevido
Veículos que rodam muito acima da média podem indicar:- Desvios de rota.
- Uso para fins pessoais.
- Sobrecarga em determinados times.
- Ociosidade da frota
Por outro lado, veículos quase parados continuam gerando custos fixos de seguro, impostos e depreciação, sem retorno proporcional.A ociosidade, quando não é acompanhada de perto, se torna um dos pontos que mais derrubam a rentabilidade da frota.
Sem leitura estruturada de quilometragem por veículo, centro de custo e tipo de uso, o gestor perde força para redimensionar a frota, renegociar contratos ou propor mudanças de política. Como consequência, a empresa segue com uma estrutura de custo que já não conversa com a realidade.
O que fazer na prática?
Assim, um caminho simples é:
- Registrar quilometragem em cada abastecimento ou troca de turno.
- Cruzar essas informações com rotas e agendas.
- Reunir tudo em um painel único.
Ação imediata: monte um ranking de veículos por quilometragem rodada nos últimos seis meses, identifique os extremos e avalie se eles fazem sentido para a operação. Esse exercício já abre espaço para discutir redistribuição ou até redução de frota.
Desperdício 5: processos manuais e falta de visão única
Quando a informação não conversa.
Ainda assim, mesmo em empresas com gestão de frota leve relevante, ainda é comum encontrar um cenário de controle fragmentado:
- Parte das informações está em planilhas.
- Outra parte em e-mails.
- Outra em grupos de mensagem.
- O restante em lançamentos manuais no ERP.
Cada área enxerga um pedaço da operação, mas ninguém tem o quadro completo.
Tudo isso gera retrabalho e erro. Lançamentos duplicados, divergências entre planilhas, comprovantes perdidos e atualizações feitas às pressas consomem o tempo de pessoas que deveriam estar analisando dados, não só conferindo informação.
No fim, decisões importantes saem muito mais da percepção do que de indicadores sólidos.
Como virar esse jogo?
Por isso, plataformas de gestão de frota que centralizam abastecimento, manutenção, pedágios, quilometragem e documentos em um único ambiente ajudam a mudar esse cenário.
Com dados quase em tempo real, o gestor:
- Responde rápido às perguntas da diretoria.
- Defende o orçamento com base em fatos.
- Mostra o impacto das ações de economia.
Além disso, uma gestão de frota leve mais integrada também facilita o acompanhamento dos indicadores de desempenho da frota, aproximando operação e resultado financeiro.
Ação imediata: escolha um processo que hoje depende de planilhas, como controle de abastecimento ou de manutenções, e desenhe um plano para migrá-lo para um sistema único, com campos padronizados e responsáveis claros.
Leia Também: Indicadores de desempenho: dicas exclusivas de monitoramento para a sua frota
Checklist rápido para revisar a gestão de frota leve da sua empresa
Antes de fechar o próximo orçamento, portanto, vale revisar estes cinco pontos:
- Abastecimento – há regras claras de postos, horários e limites por veículo? Você consegue explicar variações no custo por quilômetro?
- Manutenção – a maior parte das intervenções é preventiva ou corretiva? O histórico está organizado por placa?
- Pedágios e rotas – você enxerga quanto gasta por rota e região? Existe conciliação automática das passagens?
- Quilometragem – os veículos mais rodados e os mais ociosos fazem sentido frente à estratégia da operação?
- Processos – a gestão ainda depende de planilhas soltas ou já existe um painel único de informações?
Por fim, depois de revisar esses pontos, o próximo passo é acompanhar os principais indicadores de frota com regularidade. É isso que transforma dado solto em decisão consistente no dia a dia.
Conclusão: transformar desperdício invisível em resultado mensurável
Os maiores desperdícios da frota leve não aparecem em um único grande evento. Eles se acumulam nas decisões diárias de abastecer, escolher rotas, autorizar manutenções, registrar quilometragem e conferir planilhas.
As estatísticas de transportes do IBGE mostram como custos de movimentação de cargas, infraestrutura e frota impactam diretamente o desempenho econômico dos setores produtivos. Isso reforça o papel da gestão de frota leve como alavanca de competitividade, não apenas como centro de custo.
Quando esses cinco pontos passam a fazer parte da rotina de gestão de frota leve, o orçamento deixa de ser apenas uma lista de cortes e passa a refletir escolhas conscientes. O gestor ganha argumentos, dados e previsibilidade para conversar com o financeiro e com a diretoria.
Esse movimento anda junto com a revisão dos custos operacionais de frota, que precisam ser olhados de forma integrada e estratégica, não só como mais uma linha no DRE.
A própria regulação segue nessa direção. A Política Nacional de Pisos Mínimos de Frete, coordenada pela ANTT, usa custos operacionais como base para atualizar valores mínimos do transporte rodoviário de cargas. Em outras palavras: a forma como a frota é gerida influencia direto a formação de preço e a sustentabilidade do negócio.
Índices técnicos como o INCTL da NTC&Logística acompanham a variação dos custos do transporte rodoviário de cargas ao longo do tempo. Esse tipo de referência reforça a necessidade de tratar a gestão de frota leve como parte da estratégia financeira da empresa, não apenas como uma rotina operacional.
Para começar agora: escolha um dos desperdícios mapeados aqui, implemente um controle simples nas próximas semanas e acompanhe o impacto. Depois, avance para o próximo ponto. A cada ciclo, sua frota leve fica mais eficiente, mais digital e mais alinhada ao resultado que a empresa espera.
