Já pensou no nível de dificuldade em fazer o gerenciamento de frota de 40 veículos de forma manual? A atenção e o trabalho necessários para manter tudo sob controle torna o processo moroso, já que é preciso avaliar todas as movimentações relacionadas à frota de maneira detalhada, sem o suporte de ferramentas que agilizem o processo. A prática, além de demandar muito tempo, acaba colocando em risco a precisão das informações e abre margem para que ocorram falhas no devido acompanhamento do desempenho dos veículos.
E se você é gestor de frota, sabe exatamente que qualquer erro no controle pode impedir a identificação de possíveis gargalos que afetam o bom andamento da operação. Abastecimentos, quilometragem por litro, manutenções e pagamentos extras relacionados ao deslocamento, como pedágios, por exemplo, precisam estar devidamente registrados para que sejam analisados, evitando, assim, que existam despesas desnecessárias no setor.
Mas como garantir que tudo esteja correto, quando o gerenciamento da frota é feito de forma manual? Inconsistência nas informações, extravio de documentos fiscais, reembolsos e até mesmo fraudes nos comprovantes de pagamento são uma realidade muitas vezes vividas por empresas que não contam com o suporte da tecnologia.
Esse era mais ou menos o cenário de um dos nossos clientes, a CGL Fundações. E por saber que muitas empresas vivem o mesmo, resolvemos contar essa história para explicar como nós, por meio do Plus Frota, ajudamos a modificar essa realidade.
Confira a seguir o conteúdo de hoje.
Antes de tudo: quem é a CGL fundações?
A CGL Fundações é uma empresa sediada no distrito industrial de Itabira/MG. Iniciou suas atividades em 1997 e atua em serviços especializados para construção, obras de fundações, terraplanagem, perfurações, sondagens e outros. Todos os projetos são planejados e executados por uma experiente equipe de profissionais, envolvendo engenheiros e técnicos qualificados que oferecem completa assessoria em relação aos mais variados aspectos da obra, desde avaliação da economia dos recursos empregados até a otimização do uso de seus inúmeros equipamentos.
Para que seja possível prestar os serviços descritos, atualmente possuem uma frota com 40 veículos entre leves e pesados na empresa.
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Qual era o problema da CGL Fundações?
O primeiro contato da CGL com a Trio Card foi realizado a partir de uma pesquisa sobre a Tag Pedágio, um dos produtos existentes em nosso portfólio. A solicitação de um dos proprietários da empresa, era entender como funciona a nossa Tag, que permite passar pelas cancelas dos pedágios de forma automática, sem a necessidade de fazer adiantamentos para os motoristas realizarem o pagamento.
Isso é realmente uma facilidade sob o ponto de vista do gerenciamento de frota, pois além de evitar o manuseio de dinheiro para esse fim, é possível ter maior controle sobre o trajeto percorrido pelos motoristas.
No entanto, nosso consultor responsável pelo atendimento, Vinícius de Moraes, percebeu que essa não era a única necessidade da CGL. Além da questão do pedágio, o proprietário estava enfrentando problemas com o controle dos abastecimentos realizados. Isso ocorria por conta do controle manual, que era todo feito por meio de planilhas.
Não que o gerenciamento de frota feito dessa forma seja ineficiente. O grande problema é que o alto fluxo das operações realizadas pela CGL tornava o processo moroso e, quase sempre, as contas acabavam não fechando no final do mês.
Para que os abastecimentos fossem realizados eram feitos adiantamentos referentes aos valores da compra de combustível. E isso, muitas vezes, prejudicava a análise das despesas, além de interferir no fluxo de caixa.
Outro ponto importante é que para identificar a necessidade de substituição dos veículos o principal indicador utilizado é o consumo de combustível por quilômetro rodado. Isso possibilita identificar possíveis gargalos, bem como avaliar porque alguns veículos desempenham melhor que outros. Falhas mecânicas, problemas de condução dos motoristas, mau uso, enfim. São diversas as situações que podem contribuir para que a frota não desempenhe conforme o esperado, mas as causas só ficam claras quando o gerenciamento de frota é feito corretamente.
Como resolvemos o problema do gerenciamento de frota da CGL
Além de oferecer a Tag Pedágio, temos em nosso portfólio um dos mais completos softwares de gestão do mercado, o Plus Frota. Por meio dele, os gestores conseguem ter total controle das movimentações financeiras relacionadas aos veículos corporativos.
Apenas para contextualizar, o sistema funciona da seguinte forma:
Cada veículo possui um cartão vinculado que possibilita que os motoristas realizem abastecimentos, paguem as manutenções ou outros itens previamente autorizados pelos gestores. Toda a vez que um abastecimento for realizado, o motorista precisa informar a quilometragem marcada no odômetro. Isso é o que garante o melhor controle, já que é possível comparar de quanto em quanto tempo é necessário reabastecer, avaliar o desempenho de acordo com a quilometragem feita por litro de combustível e analisar, como um todo, os parâmetros necessários para identificar possíveis gargalos relacionados ao consumo.
Essas informações inseridas no momento da compra do combustível ficam disponíveis em tempo real para que os gestores acompanhem a operação que está sendo realizada.
Já a Tag Pedágio funciona como a maioria existente no mercado, porém possui uma vantagem exclusiva: é possível programar para que seja aceita apenas para o pagamento de pedágios, enquanto as concorrentes não possuem essa funcionalidade. Isso evita que o saldo seja utilizado em shoppings e estacionamentos, por exemplo, quando a empresa não quer fazer essa liberação.
Além disso, todas as informações ficam armazenadas de forma centralizada no software. Com isso, é possível ter acesso a diversos relatórios analíticos para uma visão mais realista sobre os principais indicadores de frota.
E quais resultados a CGL teve no seu gerenciamento de frota
Para mensurar a diferença entre o controle manual e o gerenciamento de frota com uso da tecnologia, inicialmente apenas 10 caminhões, dos 40 veículos existentes (entre pesados e leves) estão utilizando o Plus Frota. Isso além de permitir que os gestores consigam comparar os resultados dos veículos que utilizam nosso sistema com os que não utilizam, vai ajudar que a empresa toda se adeque ao novo formato de controle de frota.
A empresa é um cliente recente e a ideia é que gradativamente toda a frota utilize o sistema. E como nós sabemos que os resultados serão muito satisfatórios, com base em todo o histórico da operação do Plus Frota, em breve retomaremos esse conteúdo para trazer esse comparativo e o detalhamento das reais diferenças entre o controle manual e o gerenciamento de frota feito com auxílio de um software. Mas uma coisa já é certa: o dia a dia dos motoristas e dos gestores já tem sido muito mais tranquilo, apenas por não haver a preocupação com os adiantamentos desses 10 caminhões.
