Você sabe como a tecnologia para gestão de frota pode melhorar o dia a dia da sua empresa?
Indo direto ao ponto, as soluções tecnológicas têm a função de otimizar os diversos processos existentes em uma empresa, o que não poderia ser diferente no caso do controle dos veículos corporativos.
Em se tratando das atividades que envolvem o setor, é imprescindível encontrar maneiras de manter tudo sob controle, dado o alto volume de informações inerentes a cada veículo.
Nesse sentido, o departamento deve considerar e analisar muitos detalhes específicos para que a empresa, como um todo, opere com segurança e não arque com surpresas indesejadas, como acidentes e prejuízos.
Por mais que essa análise manual seja um trabalho perfeitamente possível para muitas pessoas, isso não significa que seja uma tarefa fácil.
Na prática, a empresa passa a depender muito mais da atenção, organização e comprometimento dos profissionais envolvidos no setor, ficando muito mais propensa a erros e processos morosos, o que impacta negativamente o faturamento do negócio.
É por isso que, muitas vezes, adotar uma gestão moderna é o passo principal para alavancar os resultados de uma organização.
Principalmente se considerarmos que a tecnologia para gestão de frota contribui diretamente para:
1. Redução de custos
Muitas empresas desconhecem ou nutrem desconfianças sobre a modernização da gestão de frota, o que é perfeitamente natural. O problema é que, muitas vezes, elas não têm ferramentas para perceber o quanto de dinheiro estão deixando na mesa do próprio negócio.
Um exemplo disso é que uma das principais dores dos gestores de frota é encontrar saídas para reduzir os custos operacionais e os altos gastos com combustíveis. No entanto, sem o controle efetivo de todas as despesas do setor, essa é uma tarefa quase impossível.
É preciso contabilizar todas as despesas na ponta do lápis para elaborar um panorama mais amplo e realista dos pontos de melhorias do departamento. Especialmente porque qualquer centavo é importante na hora de enxugar as contas, não é mesmo?
Mas, como garantir a precisão das informações quando o processo é feito de forma manual?
Esse é um dos maiores benefícios de contar com o suporte da tecnologia para gestão de frota. Com uma visão ampla e detalhada do setor, o gestor passa a ter as ferramentas necessárias para identificar gargalos, propor melhorias, solucionar problemas e evitar desperdícios.
2. Centralização das informações e otimização do processo
Muitas organizações gerenciam as informações do setor em planilhas, recolhendo os documentos, recibos e notas fiscais pessoal e individualmente. A questão é que essa estratégia manual de gestão é um processo repetitivo que demanda muito tempo e atenção da gestão.
Além disso, nem todas as empresas consideram os indicadores fundamentais para um detalhamento eficaz, o que impossibilita uma avaliação assertiva sobre a frota. Sem contar que quanto maior o número de automóveis, mais complexas são as tarefas do departamento, o que exige a contratação (ou realocação) de novos colaboradores para suprir as demandas e garantir que nada passe despercebido.
Por essas razões, centralizar todas as informações importantes em um único local é uma das maiores vantagens de contar a tecnologia para gestão de frota. Com ela, o gestor não enfrenta dificuldades para consultar informações, reduzir as tarefas repetitivas e realizar as demandas do setor com muito mais eficiência, tranquilidade e rapidez.
3. Acompanhamento e análise dos indicadores de frota
Uma organização que tem como estratégia geral a segurança de seus motoristas e clientes deve ter uma frota de veículos com bons equipamentos e tecnologia de ponta em segurança.
Assim, o gestor poderá acompanhar o desempenho dos automóveis, analisar os indicadores de frota (também conhecidos como KPI’s) e identificar melhorias constantes para o setor.
Nesse sentido, os principais indicadores são:
1. KM/L de cada veículo
O consumo de combustível por quilômetro de cada automóvel é um indicador fundamental para descobrir os modelos mais eficientes e mais problemáticos (sejam por defeitos mecânicos ou operacionais) da frota.
Nem sempre é fácil calcular a média de quilometragem por litro, no entanto, especialmente quando a frota conta com um grande número de veículos.
Optar por sistemas informatizados de abastecimento é uma forma de eliminar essa preocupação. A estratégia evita o extravio de recibos e notas fiscais e resulta em um controle mais eficiente da gestão.
2. Custo por KM rodado
Calcular o custo do KM rodado é uma das tarefas mais importantes para empresas que possuem gestão de frota.
Esse indicador garante uma melhor gestão do setor, pois fornece dados para averiguar a viabilidade do serviço prestado, além de permitir a melhoria da gestão financeira do departamento a curto e longo prazo.
3. Consumo por veículo e motorista
Uma maneira inteligente de evitar surpresas desagradáveis para o gestor é elaborar e implementar um bom acompanhamento orçamentário. Na prática, isso significa estabelecer limites mensais para os custos do setor, como os gastos por veículo e filiais, por exemplo.
Não adotar parâmetros de limites de gastos é uma estratégia perigosa, pois não oferece meios para o gestor antecipar eventuais prejuízos. Enquanto, do contrário (acompanhando e parametrizando os gastos por veículo e motorista), o gestor possui indicadores para traçar estratégias que prevejam problemas e soluções.
5. Veículos fora de média
Fundamental para o controle financeiro do setor, este indicador permite um controle minucioso da frota.
Sobre ele, é preciso destacar que um dos grandes vilões do setor é o consumo de combustível, que pode chegar a representar metade do custo total de uma frota.
Por isso, é muito importante comparar o consumo e avaliar de forma estratégica os veículos e condutores com pior desempenho. Para tanto, é preciso cruzar informações e averiguar o custo por modelo e tipo de automóvel.
A questão é que, a depender do tamanho da frota, pode ser quase impossível avaliar manualmente os melhores e piores veículos, enquanto em um sistema de gestão de frota integrado, por exemplo, essa função é realizada rapidamente e em poucos cliques.
6. Acompanhamento dos preços praticados pelos postos
Um fato sobre frota que todo gestor deveria saber é que qualquer variação de centavos no preço do combustível significa uma enorme diferença nos gastos da empresa.
Isso acontece porque há variação de preços entre postos, muitas vezes dentro do mesmo bairro ou cidade. Por essa razão, acompanhar os preços de combustível da região por meio de soluções tecnológicas possibilita o direcionamento do gestor para os estabelecimentos que oferecem o melhor custo benefício.
Tenha uma frota mais tecnológica com o Plus Frota
Há pouco tempo, fazer o controle eficiente de uma frota dependia do trabalho manual de organizar, analisar e cruzar as informações de uma série de recibos, notas fiscais e documentos inerentes a cada veículo.
A cada dia que passa, no entanto, contar com o auxílio de um sistema centralizado de gestão de frota tem sido a solução dessas demandas, pois garante mais eficiência ao setor e traz ganhos gradativos a médio e longo prazos.
O Plus Frota, por exemplo, é um moderno software de gestão de frota da Trio Card, que possui quatro módulos exclusivos para ajudar a sua empresa a alcançar melhores resultados.
Como ele, o gestor tem total controle dos processos do setor, desde o abastecimento até o recolhimento de notas de pedágio. Sem contar, a agilidade nas consultas, o acompanhamento do departamento através de relatórios, a transparência nos gastos e a mobilidade e segurança dos condutores através de um único cartão.
O melhor é que todas essas facilidades estão a poucos cliques de distância do gestor e dos motoristas, que possuem aplicativos específicos para acompanhar todas as informações necessárias para o dia a dia de cada um.
Na prática, são muitas vantagens para todos os envolvidos, não é mesmo?
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