Uso de dinheiro no abastecimento de frotas: problemas e soluções
O uso de dinheiro no abastecimento de frotas ainda é uma prática comum em muitas empresas. Ser responsável pela gestão de frotas pode ser uma tarefa complexa, principalmente quando feita manualmente e com muitos veículos. O desafio aumenta quando a empresa utiliza dinheiro em espécie, o que traz diversos riscos para o negócio.
O combustível é um dos maiores custos de empresas que transportam cargas ou prestam serviços. Embora o setor de gestão de frotas tenha evoluído, muitas companhias ainda recorrem ao dinheiro como forma de pagamento. Durante anos, essa prática foi vista como eficiente e segura. Afinal, parecia inviável disponibilizar cartões de crédito ou débito para cada motorista ou veículo.
Hoje, no entanto, existem alternativas mais modernas e seguras, como cartões de combustível e sistemas digitais de gerenciamento de frotas. Nesse sentido, insistir no uso de dinheiro no abastecimento de frotas torna-se um retrocesso.
Apesar disso, ainda é comum encontrar empresas que entregam valores em espécie aos motoristas, exigindo apenas cupons fiscais como comprovação. Essa prática, porém, abre espaço para falhas e fraudes.
A seguir, conheça os 4 principais problemas do uso de dinheiro no abastecimento de frotas:
1. Vulnerabilidade a fraudes no uso de dinheiro no abastecimento de frotas
Quando o pagamento é feito em dinheiro, normalmente o controle também é manual. Ou seja, notas fiscais e planilhas são preenchidas pelos próprios motoristas. Esse formato se baseia apenas na confiança, o que torna a fraude mais simples.
Imagine a cena: o gestor entrega R$150,00 ao motorista para abastecer. No posto, ele pede um cupom com valor cheio, mas abastece apenas R$100,00. O restante pode virar gasto em conveniência ou até mesmo ir para o bolso do colaborador. O resultado é um prejuízo duplo: menos autonomia para o veículo e perda de recursos da empresa.
De acordo com pesquisas do setor, fraudes em abastecimento podem representar uma boa parcela do orçamento anual de combustível em empresas de transporte. Ou seja, perdas reais e constantes.
2. Maior risco em assaltos ao usar dinheiro no abastecimento de frotas
A insegurança nas rodovias brasileiras é uma realidade. Segundo a Associação Nacional do Transporte de Cargas e Logística (NTC), em 2022 foram registrados mais de 14 mil roubos de carga. Portanto, andar com dinheiro em espécie aumenta os riscos. Além de colocar o motorista em situação de perigo, o prejuízo se estende ao valor perdido para abastecimento.
3. Possibilidade de perda do dinheiro durante o abastecimento da frota
Motoristas circulam entre diferentes pontos ao longo do dia. Isso aumenta a chance de perda do valor destinado ao abastecimento, seja por descuido ou imprevistos. Mesmo que pequenas, essas quantias, quando somadas, representam impacto significativo no fechamento das contas da empresa.
4. Menor controle dos custos no uso de dinheiro no abastecimento de frotas
O controle manual torna difícil acompanhar os custos reais de combustível. Isso prejudica a análise de desempenho dos veículos, a tomada de decisão sobre renovação da frota e a definição de estratégias de redução de gastos. Sem dados confiáveis, a gestão fica limitada e sujeita a erros.
Comparativo: dinheiro x cartão combustível x sistema digital
- Dinheiro em espécie: maior vulnerabilidade a fraudes, perdas e assaltos; controle manual ineficiente.
- Cartão combustível: melhora o controle e reduz riscos, mas pode não oferecer relatórios completos ou integração digital.
- Sistema digital de gestão de frotas: centraliza informações, gera relatórios automáticos, reduz custos e aumenta a segurança.
Como resolver os problemas do uso de dinheiro no abastecimento de frotas
Se sua empresa ainda utiliza dinheiro para abastecimento, provavelmente já enfrentou uma dessas situações. O prejuízo acumulado pode ser alto. A boa notícia é que é possível evitar perdas com soluções digitais.
Com o Trio Card Plus Frota, você pode:
- Controlar em tempo real os abastecimentos realizados pelos veículos, com relatórios automáticos de desempenho e alertas ao gestor.
- Prevenir fraudes registrando cada transação (hora, local, odômetro, litros, combustível e motorista).
- Definir parâmetros e regras por veículo, grupo de veículos ou centro de custo, com controle online de limites.
- Reduzir custos consultando os melhores preços em milhares de postos credenciados.
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