Se você é empreendedor, provavelmente sabe que maximizar lucros é a principal meta de negócios de qualquer empresa, não é mesmo? Por conta disso, os gestores estão sempre sob pressão para reduzir os custos da frota e propor contínuas soluções de melhoria.
Acontece que, para fazer uma gestão eficaz do setor, é fundamental compreender todos os fatores que influenciam os custos da sua frota. Afinal, há uma série de custos que requerem análise, rastreamento e avaliação contínuas, incluindo aquisição de veículos, combustível, manutenções e treinamento de motoristas, por exemplo.
Neste conteúdo, reunimos os principais custos associados à sua frota e mostramos como ter o controle adequado do setor pode alavancar os resultados do seu negócio. Esperamos que, com essas dicas, você possa definir objetivos e traçar um plano de ação para alcançá-los.
Os principais custos da frota
A gestão de custos eficaz começa com a conclusão de uma análise abrangente dos custos da frota. Veja os principais itens de custo a serem considerados:
Combustível e manutenção
Esta é a maior fonte de custos operacionais numa frota, especialmente numa frota de caminhões, em que o consumo de combustível e a quilometragem mensal médios são superiores aos das frotas de veículos mais leves.
Por ser um custo variável — bem como manutenção, pedágios, estacionamentos e afins, o preço do combustível pode flutuar conforme uma variedade de fatores. Por isso, controlar os custos variáveis é essencial para maximizar a lucratividade.
Também nesse sentido, a manutenção preventiva é crucial para uma frota saudável e deve ser monitorada de perto pelo responsável pela frota, pois pode ajudar a reduzir as idas à oficina no futuro e evitar a ocorrência de acidentes. Além disso, seguir os cronogramas de manutenção é fundamental para garantir que as garantias do veículo não sejam anuladas.
Para reduzir estes custos, é preciso:
- Planejar a rota de cada veículo da melhor forma possível para reduzir a quilometragem;
- Monitorar a execução da rota para se certificar de que o motorista está seguindo o acordo;
- Monitorar e analisar o comportamento de condução para evitar os hábitos de condução brusca, que aumentam significativamente o consumo de combustível;
- Controlar todas as operações relacionadas com o combustível, incluindo o reabastecimento e a detecção de roubo de combustível.
Quando sua empresa planeja e executa cada viagem adequadamente, acredite: o efeito nos custos de combustível pode ser bastante significativo..
Documentação e regularizações
Um dos custos da frota mais importantes são as taxas obrigatórias e os impostos. O pagamento do IPVA (Imposto sobre Propriedade de Veículo Automotor) ao início de cada ano, por exemplo, deve ser feito de maneira regular e adimplente para evitar situações desagradáveis e prejuízos.
Nesse sentido, vale destacar a importância de acompanhar os prazos de vencimento do licenciamento de cada automóvel, conforme o final da placa. Além disso, o gestor deve estar constantemente atento ao gerenciamento de multas, elaborando estratégias para evitá-las.
Depreciação da frota
A depreciação representa a diminuição do valor de um carro ao longo de sua vida útil e, sem dúvida, é a maior despesa individual das frotas. Normalmente, um veículo perde 15-20% de seu valor a cada ano, por isso, muitas empresas calculam a depreciação assumindo que o veículo será avaliado em R$ 0 no final de sua vida útil prevista.
Ocorre que, no entanto, os ativos podem ser avaliados em 20% de seu preço de compra após cinco a seis anos de vida útil e 10% de seu preço de compra após dez anos.
Por isso, ao adquirir novos veículos, considere comprar aqueles com taxas de depreciação mais baixas para que mantenham um maior valor residual no futuro quando você quiser vendê-los.
Custos ocultos
Os custos tangíveis, como combustível, peças e mão de obra, são diretos. Custos leves, que muitas vezes também são custos ocultos, podem ser mais difíceis de identificar para as frotas.
Mas, só porque os custos indiretos são complicados, não significa que não possam ser gerenciados. Além do comportamento do motorista, o rastreamento da produtividade do condutor também pode revelar custos ocultos. Portanto, estabelecer uma referência para a produtividade do motorista pode mostrar picos ou atrasos.
Essa é uma das estratégias que você pode adotar para ajudar a frota a identificar e controlar os custos indiretos e ocultos que talvez nem desconfie hoje, como:
- O custo de oportunidade quando um veículo é parado para reparos. É o custo por dia, por exemplo, de não fazer negócios porque um veículo está parado;
- O custo de gerenciar vários fornecedores, demandando uma série de ações e tempo gasto em operações de negócios não essenciais e que saem muito caro para a empresa à medida que se somam;
- O custo de operar com veículos que não se adaptam bem à sua operação, gerando consequências que podem ser onerosas durante toda a vida útil do automóvel.
Dedicar algum tempo para avaliar esses e outros itens relacionados ao setor valerá o retorno que você receberá, já que sua gestão de custos será feita de forma adequada.
Importância de controlar os custos da frota
Como vimos, empresas dependentes de veículos corporativos acumulam muitos custos, especialmente com a frota, que possui diversas variáveis relacionadas. Porém, é fundamental que exista um controle de todos esses custos para que seja possível identificar os possíveis gargalos e criar mecanismos para reduzir os impactos orçamentários que causam.
Acontece que empresas que possuem um alto fluxo de veículos corporativos acabam encontrando certa dificuldade em gerenciar as despesas, principalmente quando o controle é feito de forma manual, nas conhecidas planilhas, eficientes, é claro, mas que geram um trabalho moroso, repetitivo e com incidência de falhas, uma vez que precisam ser alimentadas com total atenção, tendo em vista que uma vírgula colocada no lugar errado pode acarretar em uma série de informações erradas sobre a frota e causar prejuízos para a empresa.
Essa falta de controle pode causar alguns transtornos, como:
- Problemas no orçamento;
- Gerenciamento de frota ineficiente e incompleto;
- Dificuldade de avaliar a rentabilidade da operação;
- Desafios na interpretação de dados e acompanhamento dos indicadores;
- Gastos desnecessários que poderiam ser evitados.
Por isso, considerando que o setor é cheio de custos que comprometem o orçamento, é essencial ter um método eficaz para controlar os custos da frota. É preciso conhecer a fundo as principais despesas para, assim, estudar as melhores práticas de como administrá-las, aumentando a eficácia e produtividade dos veículos e eliminando desperdícios e atitudes que geram mais gastos. Quanto mais conhecimento sobre as rotinas, mais assertiva será a tomada de decisões.
Como ter um controle eficiente sobre as despesas e economizar
Uma forma inteligente de reduzir custos da frota e otimizar os processos do setor é contar com o auxílio da tecnologia. Utilizar um sistema de gestão de frota contribui de forma positiva para que os gestores consigam ter total controle sobre as movimentações financeiras da frota, sobre a operação em si e sobre indicadores importantes que possibilitam identificar melhorias necessárias que promovam a economia.
Para ajudar nessa tarefa, desenvolvemos o Plus Frota, um software integrado de gestão de frota que alcança todas as etapas do setor, desde o abastecimento, manutenção, recolhimento de notas até o pedágio, garantindo mais eficiência ao gestor e trazendo ganhos gradativos mediante conservação e otimização do desempenho dos veículos.
E o melhor: tudo isso a poucos cliques de distância! O App Plus Frota permite monitorar e consultar dados da sua operação, possibilitando a tomada de decisão imediata e em tempo real.
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