Cartão, dinheiro, cheque, transferência… Existem vários meios de fornecer ajuda de custo para combustível a seus funcionários.
Alguns são mais seguros, outros são mais confortáveis, há aqueles que melhor ajudam a cumprir a política financeira da empresa… Então, qual é a melhor maneira de oferecer esse recurso? O que a legislação prevê a respeito? O vale-combustível pode ser fornecido como ajuda de custo? Para tentar responder estas perguntas, analisamos qual método de pagamento pode trazer mais praticidade aos gestores.
Como pudemos aprender na Trio Card — com base no comportamento de nossos usuários —, durante o último ano, o pagamento com cartão ganhou espaço em relação ao dinheiro. Ainda assim, muitas empresas resistem a alternativa e optam pelo reembolso em espécie, prática famosa por gerar problemas aos gestores de RH.
Para que seu negócio não passe por isso, reunimos tudo o que você precisa saber para otimizar o processo de ajuda de custo para combustível. Acompanhe as próximas linhas para conferir.
O que a legislação fala sobre a ajuda de custo para combustível
Todos os funcionários precisam se locomover de alguma maneira para ir de casa ao trabalho e vice-versa. Porém, como nem todos usam os mesmos meios de transporte, pode haver uma confusão na hora de decidir qual a melhor alternativa. Diante disso, é preciso considerar:
Vale-transporte
Antes de aprofundar nas normas da ajuda de custo para combustível, é importante saber que a CLT institui o vale-transporte como obrigação do empregador e direito de todos os trabalhadores de uma empresa. O benefício é relacionado ao uso de meios de transporte públicos no deslocamento casa-trabalho e todo colaborador, independente da extensão do deslocamento, pode solicitar o benefício.
Nesse caso, a empresa faz o repasse mensal do valor de todas as passagens e é dividido entre funcionários e organização, descontado até 6% do salário fixo do empregado.
Acontece que o vale-transporte não tem muita utilidade para os funcionários que utilizam carro particular para se deslocar. Nesses casos, quais ações as empresas podem tomar? Continue na leitura para descobrir.
Vale-combustível
Visando contemplar todos os perfis e respeitar a individualidade, as empresas podem optar por substituir o vale-transporte pelo vale-combustível. No entanto, é preciso se atentar a uma série de fatores legais.
Quando o vale-combustível é entregue em dinheiro e sem o objetivo de ressarcir o funcionário de custos obtidos em nome da empresa, deve ser incluído na folha de pagamento ou ser repassado em forma de ticket, vale-transporte ou cartão.
Além disso, a legislação determina que reembolsos em caráter indenizatório dependem da apresentação dos comprovantes com gastos de abastecimento do colaborador.
Ocorre que, mesmo que seja uma alternativa para garantir a locomoção do colaborador com mais comodidade, a CLT não permite o desconto de 6% do salário do funcionário relacionado a ajuda de custo para combustível.
Segundo a lei, alterada pela reforma trabalhista, o vale-combustível é uma verba salarial, assim como o FGTS, 13º, férias, etc. Enquanto o vale-transporte trata-se de uma verba indenizatória, que não pode ser trocada por outros benefícios, conforme determina o artigo 5º do Decreto nº 95.247/87.
Em casos de ressarcimento ao trabalhador, a ajuda de custo para combustível não é integrada ao salário, pois possui natureza indenizatória. Isso significa que sua finalidade é quitar uma despesa que é de responsabilidade da empresa.
Desvantagens de trabalhar com reembolsos em dinheiro
O modelo de reembolso de despesas pode colocar os funcionários em uma posição difícil. Por um lado, existem exigências legais específicas para que o valor do reembolso da ajuda de custo para combustível não tenha natureza salarial e não seja cobrado encargos tributários e previdenciários. Por outro, muitos colaboradores parecem não ter clareza quanto às regras estipuladas para essa operação. O que é grave, pois perder os recibos ou apresentar valores conflitantes atrapalha a gestão, prejudica o trabalho e coloca a empresa em risco.
Somado a isso, existe o processo de conferência manual das notas, um trabalho moroso, mas que se torna ainda mais complicado quando um alto volume de funcionários precisa prestar contas para ser ressarcido das despesas com abastecimento.
Esse tipo de situação mostra como o maior problema do modelo de reembolso de despesas é a má experiência que ele cria para seus funcionários.
Sua força de trabalho está apenas tentando fazer o melhor que pode para ter sucesso em nome de sua empresa, e esse processo causa estresse, ressentimento e frustração indevidos. Operar com reembolsos de despesas desvia o departamento financeiro do restante dos funcionários, e cria obstáculos em vez de alinhamento.
Por isso, é muito mais fácil gerir essas despesas de maneira mais simplificada.
Substitua os vales e reembolsos pelo vale-combustível da Trio Card e otimize o processo
Como vimos, oferecer dinheiro em espécie para despesas com abastecimento não faz muito sentido para qualquer empresa. Embora você possa usar cartões de crédito comerciais, ainda existem várias razões pelas quais eles não são adequados para o gerenciamento de gastos de sua empresa, principalmente do dinheiro em caixa.
Os cartões vale-combustível, no entanto, como o Trio Card Combustível, são a alternativa mais eficaz para a ajuda de custo para combustível. Eles lhe dão controle total sobre as despesas de seus funcionários, não importa quão grandes ou pequenos sejam os valores em questão.
Maior controle
Com o Trio Card Combustível, você sabe exatamente quanto está sendo gasto, em quais tipos de estabelecimentos e por quem, e todas essas informações ficam disponíveis em tempo real. O risco de discrepâncias é zero, porque está tudo lá para você ver em seu sistema.
Elimina a necessidade de comprovantes e aumenta a agilidade
Com o sistema de rastreamento automatizado, todas as alterações que você precisa fazer, ou qualquer coisa que precise verificar, podem ser feitas com o toque de um botão. Esses cartões, como o Trio Card Combustível, eliminam a necessidade de recibos, declarações de despesas complicadas e reembolso de dinheiro em espécie.
Melhora a gestão
Nossos clientes podem limitar o saldo para despesas, eliminando assim o problema de gastos excessivos ou tentativa de fraudes. Não há áreas cinzentas ou problemas sobre como as despesas comerciais são controladas.
É seguro
O Trio Card Combustível não é suscetível a perda ou roubo, como o dinheiro físico. Mesmo que o cartão em si seja perdido, você pode desativá-lo com apenas um clique. E, é claro, não há chance de qualquer alteração extra ser mantida, seja acidentalmente ou de propósito.
Ofereça ajuda de custo para combustível, enquanto possui uma visibilidade inigualável do fluxo de caixa, elimina relatórios de despesas e economiza tempo e dinheiro. Fale agora mesmo com um de nossos especialistas.
