Uma das situações mais complexas em uma empresa de frota é o preço a ser pago nos combustíveis. Isso porque a relação é controversa. O combustível é um dos maiores vilões do orçamento e, ao mesmo tempo, indispensável para a realização das operações. Assim, só resta a quem trabalha na área, buscar formas de controle de abastecimento sustentável, não é mesmo?
Não é nenhuma novidade que os preços do diesel não param de subir nas refinarias e que, ao chegarem nas bombas dos postos de abastecimentos, os números continuam lá em cima, comprometendo as operações de transporte e causando muito desconforto financeiro.
No entanto, se é verdade que esses valores são consequências diretas de políticas da Petrobras, muitas vezes, insuficientes e das instabilidades mundiais, como disputas econômicas e conflitos geopolíticos, também é verdade que nem todo gasto excessivo com o insumo é culpa externa apenas.
Os gestores têm papel fundamental nisso e são os responsáveis por mudar essa realidade ao aplicar o controle de abastecimento de forma adequada, utilizando recursos que contam com a precisão da tecnologia para minimizar erros.
Isso porque em um cenário em que o controle da frota é feito manualmente, torna-se mais difícil fazer um acompanhamento preciso e ter acesso às principais informações de forma centralizada.
Afinal de contas, controlar tudo em planilhas, dependendo do alto fluxo de informações, acaba se convertendo em um processo moroso e com alta incidência de falhas, já que é preciso reunir os documentos fiscais fornecidos pelos motoristas e fazer o lançamento nas tabelas. E sabemos que na correria do dia a dia essas notas podem ser extraviadas, por exemplo.
Ao longo deste artigo, você vai aprender de uma vez por todas como, de fato, realizar o controle de abastecimento e finalmente economizar neste insumo tão caro, mas tão precioso às suas atividades. Vamos nessa?
Por que é importante fazer o controle de abastecimento da frota
Pense na seguinte situação: os motoristas saem para realizar as operações e, no caminho, precisam abastecer, o que é normal. Nesse cenário, você não tem acesso a nenhuma informação do que está acontecendo e o motorista pode acabar perdendo o recibo da compra, impossibilitando o seu controle gerencial efetivo.
Ou, então, ele escolhe uma rota com os postos mais caros, quando poderia ter percorrido outro caminho, onde há postos de combustíveis com preços mais em conta. Você não tem como saber.
Ou, ainda, o seu motorista consome muito do veículo porque não tem as melhores práticas de direção. O contrário também acontece: o carro está com problemas e “bebe” muito combustível. Tudo isso ocorre sem a sua ciência, inviabilizando a sua atuação para resolução dos problemas.
Tudo que você sabe é o valor alto no final do mês e as contas que não fecham. Agora pense em uma segunda opção, em que você tem o controle absoluto do que está acontecendo na estrada. Fica muito mais fácil resolver qualquer problema e ter um controle de abastecimento mais efetivo, não é mesmo?
Você reduz os custos e os sustos no final do mês, tendo operações bem mais planejadas e processos otimizados. Para isso, você só precisa de uma boa análise, estratégias adequadas e, claro, tecnologias.
Veja a seguir como otimizar o seu controle de abastecimento de frota!
Como otimizar o controle de abastecimento?
Não existe receita de bolo para realizar o controle de abastecimento, mas existem tecnologias e metodologias muito efetivas que te ajudam a tomar decisões baseadas em dados sólidos. Confira agora os principais indicadores que você deve ficar de olho para economizar em combustível!
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1- Controle custos de KM/L por veículo
Alguns veículos, devido a sua fabricação, consomem mais do que outros. No entanto, você só vai saber disso ao controlar de fato qual o desempenho de cada veículo, ou seja, quantos quilômetros por litro de combustível o veículo faz.
Você precisa ter essa informação de forma visual todos os meses, pois, se for constatado que existem modelos mais econômicos do que o que você utiliza, talvez seja necessário investir neles.
Apesar disso, existem outros motivos, como peças quebradas e má direção dos motoristas. Ao ter os dados, você pode avaliar a causa e procurar a melhor solução.
2- Observe o consumo por veículo e motorista
Da mesma forma que para o controle de abastecimento é importante fiscalizar os custos de KM/L, também é essencial observar o consumo por veículo e motorista.
É fundamental acompanhar a trajetória do motorista e saber quem na sua equipe é mais produtivo, quem dirige melhor e quem ainda precisa ajustar algumas condutas para economizar no combustível.
Se você sabe de perto como trabalha cada um dos seus funcionários, fica mais fácil premiar ou chamar atenção de quem precisa.
3- Controlar a frequência de abastecimento
Aqui é o terceiro passo para o controle de abastecimento. Você já sabe como se comporta cada veículo e cada motorista. Já tem essas informações à mão, certo? Então, agora, é hora de controlar a frequência de abastecimento dos caminhões.
Assim, você cortará o mal pela raiz. Ao notar um aumento repentino e desproporcional, você poderá investigar algum desvio de combustível ou problema mecânico no veículo. Não é preciso chegar a conta altíssima no final do mês para fazer algo. Com o controle de abastecimento, você age na hora.
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4- Mensurar o consumo total de litros por tipo de combustível
Dependendo das oscilações nos preços dos combustíveis, por vezes, um tipo de combustível pode ser mais econômico por um período e, depois, isso pode se inverter.
Portanto, vale a pena ficar de olho no consumo de etanol e diesel dos veículos e ir alternando até encontrar o consumo mais econômico.
5- Verificar preço médio praticado pelos postos
Por fim, mas não menos importante, verifique o preço médio dos postos de abastecimento e tenha a “cereja do bolo” do controle de abastecimento.
Se você sabe onde são praticados os melhores valores, poderá tentar roteirizar suas entregas de modo que os motoristas passem por eles e abasteçam.
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Todas essas dicas e informações são essenciais para você ter um controle de abastecimento efetivo. E agora você já sabe como fazer!
No entanto, sabemos que muitas dessas tarefas ficam praticamente impossíveis de serem realizadas se você não conta com o auxílio da tecnologia e precisa ficar utilizando planilhas, ou dependendo da contabilidade de recibos de papel que são facilmente extraviados para comprovar os custos com combustível.
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