Fazer o controle de abastecimento de frota pode representar uma grande dor de cabeça aos gestores. Isso porque, infelizmente, existem muitas fraudes relacionadas ao dia a dia dessa atividade.
Além de questões relacionadas às fraudes, podemos citar também o desperdício, utilização indevida dos veículos e má utilização de combustível. Somados, esses pontos representam um prejuízo muito maior do que se imagina. Os custos com combustíveis representam um gasto muito significativo para as empresas que precisam transportar produtos ou utilizam veículos para direcionar seus serviços.
Quando as fraudes nesse setor acontecem, de acordo com dados da Associação de Gestão de Despesas de Veículos, AGEV, podem elevar em até 30% as despesas das frotas. São dados realmente assustadores, não é mesmo?
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Para que se entenda melhor, é considerada uma fraude qualquer prejuízo causado pelo desvio de conduta de algum dos colaboradores da empresa. Isso tende a acontecer principalmente quando não há um gerenciamento e monitoramento efetivo acerca do controle de abastecimento de frota.
Para ajudar a evitar esse tipo de situação em sua empresa, separamos algumas dicas para que você acabe de vez com as fraudes no abastecimento de sua frota.
É claro que existem inúmero fatores que podem estar relacionados ao alto gasto com o abastecimento de suas frotas: rotas inadequadas, má conduta dos motoristas e falta de um gerenciamento no controle do abastecimento, mas com alguns cuidados é possível reduzir os gastos desnecessários.
1. Certifique-se que sua frota tenha manutenção periódica e que seja eficiente
Saber respeitar o tempo indicado para as revisões periódicas e optar pelo modelo certo de veículos é muito importante para controlar as fraudes no abastecimento de frotas.
Quando os veículos não apresentam bom estado de conservação, há influência direta sobre o consumo de combustível. Se a frota passa por manutenções regulares, é menos provável que haja uma redução no rendimento. Já se as revisões não ocorrem respeitando os prazos estipulados, os veículos podem acabar consumindo mais combustível por km rodado que o esperado.
Ter um histórico sobre cada item da frota, detalhando os reparos, rendimentos e qualquer situação importante referente à frota, ajuda a identificar inclusive se vale mais a pena continuar gastando com a manutenção da frota ou renová-la.
Trocas de óleo, filtros e revisões devem ser monitoradas para que aconteçam sempre dentro do prazo estipulado.
Saber reconhecer fraudes e desvios é essencial para evitar que eles aconteçam e garantir o controle de abastecimento de frota.
Mas para que isso seja possível, é necessário ter uma gestão de custos bem detalhada. Capacidade do tanque de combustível, valor pago por litro e quilometragem percorrida são alguns exemplos.
Também é importante que o responsável fique atento a qualquer sinal que pode representar uma possível fraude. Se há uma grande variação nas despesas da empresa em relação ao abastecimento das frotas, por exemplo, é importante estar em alerta.
Um consumo médio coerente, de acordo com as rotas e trajetos realizados, indica que os gastos estão de acordo com o previsto. Havendo muita divergência com esses dados, é bem provável que esteja acontecendo algum tipo de fraude ou desvio no abastecimento de frota.
Uma das formas de evitar fraudes é desenvolver métodos para reconhecê-las. Os sinais de que há situações a serem investigadas são perceptíveis a partir de uma gestão de custos detalhada e aprofundada.
2. Controlar rotas e trajetos
A tecnologia é uma grande aliada nessas questões. Existem hoje muitos recursos para que se possa monitorar em tempo real o deslocamento das frotas. Dessa forma é possível saber via satélite, a localização exata de cada veículo.
Assim é possível identificar desvios de trajetos e percursos, além de garantir uma maior segurança aos motoristas, uma vez que o roubo de cargas infelizmente é uma realidade em nossas rodovias.
3. Oriente seus motoristas sobre boas práticas na direção
Os motoristas são os colaboradores que estão diretamente ligados às questões relacionadas à frota. Seu comportamento tem influência direta sobre o consumo de combustível. Se os motoristas não são orientados corretamente, os veículos podem não ser conduzidos de forma correta. O resultado é um gasto de combustível acima do normal.
Uma má condução dos veículos provoca um desgaste maior da frota que, em muitos casos, precisam ficar parada, causando prejuízos para as empresas. Para que esse tipo de situação seja evitado, recomenda-se que haja uma orientação bem específica sobre direção defensiva e boas práticas de condução. Isso, por mais que não pareça, reduz o consumo de combustível.
4. Tenha pleno controle de abastecimento de frota
Saber tudo sobre o abastecimento de suas frotas é essencial. Por isso é tão importante ter o registro de todas as movimentações a respeito disso. Se o gestor tiver total controle e informações sobre a capacidade total do tanque, quantia de combustível utilizada no abastecimento das frotas, média de consumo de cada veículo, já é um grande passo para evitar fraudes no abastecimento de frotas.
Porém, se a equipe responsável não estiver atenta e não possuir esse controle de maneira bem detalhada, torna-se ainda mais difícil fazer o gerenciamento. Para fazer esse controle de maneira mais assertiva, é bom contar com soluções e ferramentas adequadas ao controle e gerenciamento do abastecimento de frotas. Controlar todo esse fluxo de forma manual representa uma maior incidência de erros na hora de mensurar os gastos efetivos do setor. Afinal, fazer o controle manual de uma frota com 200 veículos, por exemplo, certamente desperdiçaria boas horas, apenas para alimentar planilhas.
Ter total controle sobre as finanças que envolvem o abastecimento de frotas é indispensável para identificar possíveis fraudes, desperdícios e desvios no abastecimento. Não havendo esse controle, se torna quase impossível reconhecer situações e condutas que possam impactar negativamente os negócios da empresa.
5. Utilizar recursos que permitem a automação de abastecimento de frotas
As ferramentas tecnológicas disponíveis são capazes de proporcionar mais tranquilidade na hora de controlar os gastos do abastecimento de frotas.
A boa notícia é que o nosso sistema de gerenciamento online de frotas, o Plus Frota, é eficiente para cuidar de todas essas questões de forma automatizada. Com o Trio Card Plus Frota é possível controlar todas as despesas automotivas com combustíveis, manutenções, limitar o tipo de combustível permitido e até mesmo acompanhar os prazos para renovação de CNH de motoristas e vencimentos de IPVA.
Utilizando o Trio Card Plus Frota é possível:
- Controlar em tempo real os abastecimentos realizados por cada veículo
- Gerar relatórios com alerta aos gestores sobre o desempenho da frota
- Prevenir fraudes através do registro de todas as transações relacionadas ao abastecimento da frota
- Reduzir custos através do monitoramento online dos melhores preços de combustível – são mais de 2 mil postos credenciados para que você consulte o melhor preço em tempo real
- Definir parâmetros e regras de controle de custos por veículos ou grupos de veículos
- Solicitar orçamentos com oficinas cadastradas e autorizadas, segundo as exigências da empresa
Além desses recursos, existem outras facilidades para o controle do abastecimento de frota disponíveis no Trio Card Plus Frota. O sistema oferece relatórios completos e segmentados para um melhor gerenciamento do abastecimento. Conforme o sistema vai sendo alimentado com as informações, alertas são emitidos com as principais questões a serem observadas com mais cautela.
Se o gestor souber aproveitar as inúmeras funcionalidades disponíveis, os gastos relacionados ao abastecimento podem ter uma redução entre 10% e 30% no orçamento final.
Para saber mais sobre essa ferramenta que irá facilitar a gestão, evitando fraudes e desperdícios, não deixe de entrar em contato com um de nossos consultores aqui.
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Nossos especialistas terão enorme prazer em poder colaborar com o crescimento de sua empresa, através de uma melhor gestão e acompanhamento de seu negócio, principalmente em relação ao abastecimento de sua frota.
