O setor de Recursos Humanos detém acesso a informações consideravelmente pessoais dos colaboradores. Com as suas atividades obtêm conhecimento sobre o salário, endereço, estado de saúde, processos judiciais, rotina do indivíduo, defeitos e qualidades que são armazenados, junto a centenas de fotos e vídeos de todos da equipe. Situação essa que exige cuidado redobrado quanto às exigências da LGPD no RH.
Atualmente a Lei Geral de Proteção de Dados exige que o departamento construa programas de conformidades, as compliance, em que todos estejam adequados e que se informe ao funcionário sobre quais dados serão coletados, porque serão coletados, onde serão armazenados, sua finalidade, com quem será compartilhado e por quanto tempo estarão disponíveis, especialmente após a demissão.
Para que tudo ocorra conforme os parâmetros estabelecidos, o gestor de recursos humanos deve atentar-se aos cuidados essenciais quanto ao tratamento dessas informações. Porém, enquanto muitas empresas ainda seguem lentamente a adequação, os trabalhadores já recorrem às varas trabalhistas em busca de asseguramento de suas referências.
Por isso é de extrema importância que o setor esteja inclinado para que as mudanças sejam feitas e adequadas à lei, evitando assim, possíveis multas. Veja neste artigo quais cuidados o RH deve ter ao tratar dos dados dos colaboradores.
LGPD no RH, o que muda no setor?
Desde as etapas do recrutamento, até a demissão, o Recursos Humanos passa a deter dados de diversas pessoas. Antes da Lei n° 13.853 – a Lei Geral de Proteção de Dados, sancionada em julho de 2019, com o propósito de garantir a confidencialidade dos dados pessoais e sensíveis do usuário – todo o armazenamento e tratamento de dados dos colaboradores eram confiados extraordinariamente ao setor de RH.
Com a nova lei, as referências dos funcionários devem ser armazenadas seguindo a proteção de dados e os parâmetros legislativos. Nesse novo paradigma as partes interessadas exercem novos papéis em relação aos tratamentos de dados.
- Os candidatos ou colaboradores se tornam os detentores.
Eles são os titulares dos dados, podendo serem identificados através das informações disponibilizadas ao RH. Como no caso dos currículos, por exemplo, que apresentam várias referências do indivíduo. Segundo a nova lei, todos esses dados devem ser protegidos, garantindo sua confidencialidade.
- Os recrutadores e profissionais de RH, nesse caso, são os Controladores de Dados.
Esses profissionais atuam como os principais representantes da corporação para os candidatos e colaboradores. São eles que determinam o objetivo da coleta de dados. Sob a óptica do LGPD os controladores são os responsáveis pelo asseguramento de dados.
- Os softwares são os operadores de dados.
As ferramentas de gestão de benefícios, pessoas e outros, nesse novo cenário, assumem o papel de operadores. É através desses sistemas que é executada a gestão, processamento e análise dos dados coletados. Estando o operador sob ordens do controlador.
Entre dados pessoais e sensíveis a LGPD no RH exige a proteção de todos
A LGPD também define a relevância dos dados coletados pela instituição. Assim dividindo-os entre dados pessoais e dados sensíveis.
Segundo o Art. 5º da nova lei, considera-se:
“I – dado pessoal: informação relacionada a pessoa natural identificada ou identificável;
II – dado pessoal sensível: dado pessoal sobre origem racial ou étnica, convicção religiosa, opinião política, filiação a sindicato ou a organização de caráter religioso, filosófico ou político, dado referente à saúde ou à vida sexual, dado genético ou biométrico, quando vinculado a uma pessoa natural;”
Levando em consideração a classificação, identifica-se que o setor de Recursos Humanos lida com ambos os dados, tornando a atividade de asseguramento das informações ainda mais urgente. Ao contrário do que muitos pensam, a lei não só é passível para empresas tecnológicas, também é válida para as que não são. Se armazenam dados de pessoas físicas, digitalmente ou fisicamente, estão sob a obrigatoriedade legislativa.
Os riscos de não se adequar a nova Lei
Enquanto as empresas tardiamente estão tentando se adequar, trabalhadores já recorrem a LGPD para deter seus direitos na justiça sobre os dados utilizados e tratados pelas organizações, sem mais explicações sobre sua finalidade ou autorização. Até o momento sabe-se de 139 processos nas varas do trabalho.
Ainda, a lei entrou em vigor a partir de agosto de 2021 e os profissionais de Recursos Humanos que não fizeram a adequação em relação aos novos parâmetros, podem sofrer penalidades graves, como indenização de até 2% sobre o lucro da empresa, podendo chegar a R$50 milhões.
Quais cuidados deve-se ter em relação a LGPD no RH?
Para que as denúncias e multas da LGPD sejam freadas na corporação, o setor de RH deve agir imediatamente, recorrendo a adequação segundo o que exigido por lei. Para isso, os profissionais do setor precisam estabelecer algumas estratégias e ferramentas para cumprir com o objetivo de se adequar a legislação. Confira:
Manual de Regras e Condutas
Além do programa de conformidade, há outras ferramentas que poderão nortear essa missão. Especialmente para esse departamento, é importante que se crie um manual de regras e condutas internas, uma descrição de rotinas e que se tenha a colaboração dos profissionais do setor para que ocorra o tratamento ideal das informações dos colaboradores.
Políticas de Dados
Conhecida também como política de privacidade, a ferramenta tem como objetivo informar ao funcionário como as informações serão tratadas na empresa e garantir a confidencialidade dos dados.
Termo de Desligamento
Que o profissional, principalmente do RH ou que tenha acesso a muitas informações dos colaboradores, possa ter a responsabilidade e obrigação de exclusão permanente de quaisquer referência dos demais colaboradores dos seus aparelhos eletrônicos como: smartphone, notebook ou computador.
Software de tratamento de dados
Os sistemas de gestão de informações são grandes aliados na proteção de dados, as chaves de segurança, controle de acesso e proteção por criptografia garantem o cumprimento de proteção exigido por lei.
Todas as medidas são possíveis e capazes de serem facilitadas com o emprego de aparatos tecnológicos administrativos dentro do setor e da empresa.
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O fornecimento de benefícios corporativos também é uma atividade que envolve coletas de dados importantes dos colaboradores. Informações sobre a alimentação, estado de saúde, por meio do plano, e o núcleo familiar são alguns exemplos de dados sensíveis selecionados nessa operação.
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