Plano de manutenção de frota: como elaborar o da sua empresa

Alguma vez você já teve problemas em sua operação por conta de um veículo quebrado? Ou no meio de um deslocamento recebeu a ligação do motorista comunicando uma pane mecânica que o impediu de seguir o percurso? Como gestor já deve ter passado por esse tipo de situação e sabe o quanto isso pode trazer problemas para o fluxo de trabalho. E é por isso que é fundamental saber como elaborar um plano de manutenção de frota. 

revisão ok

Aliás, esse planejamento é nada mais do que ter um controle efetivo sobre todos os pontos que precisam de atenção nos veículos corporativos. No caso de automóveis empresariais esse cuidado precisa ser ainda mais redobrado se considerarmos que costuma haver um desgaste maior. Nesse sentido, as revisões e substituições de alguns itens precisam ser periódicas para evitar a necessidade de manutenções corretivas. 

No artigo de hoje explicaremos porque você deve  investir em um plano de manutenção de frota e como fazê-lo de forma eficiente. Boa leitura. 

Manutenção preventiva x manutenção corretiva 

Antes de falarmos especificamente sobre o plano de manutenção de frota, é importante entender a diferença das revisões preventivas e corretivas. 

As preventivas, como o próprio nome diz, servem para prevenir panes mecânicas e evitam que as manutenções corretivas. Essas, aliás, costumam ser até 30% mais caras e demoradas. Com isso, há um duplo prejuízo: um por conta do gasto superior e outro por conta dos dias que os veículos ficam parados. 

Como você sabe, não poder contar com a frota em sua totalidade prejudica a produtividade da empresa, pois nem todos motoristas ou prestadores de serviços poderão realizar suas atividades. 

Por isso, ter um plano de manutenção de frota preventivo é essencial para evitar que esse tipo de situação ocorra. As revisões periódicas representam menos custos e as paradas são programadas para que não afetem o andamento do trabalho.  

Umas das principais vantagens para se ter esse controle é a economia, por possibilitar que possíveis falhas sejam identificadas antes mesmo de que elas ocorram. Isso prolonga a vida útil dos automóveis e reduz os desgastes que acontecem com o tempo. Sem contar que quando as revisões acontecem dentro do prazo esperado, contribuem para que o desempenho dos veículos se mantenha dentro da média. O que evita que o consumo de combustível seja além do esperado. 

cartão combustível

E como montar um plano de manutenção de frota eficaz? 

Agora que já explicamos as diferenças entre os tipos de manutenções diremos o que é preciso para ter um planejamento eficiente: 

1. Crie um cronograma

Nós já falamos sobre a questão de que carros parados afetam a produtividade do departamento. Mas, dificilmente isso se tornará um problema se houver um cronograma bem estruturado para essas pausas. Isso permite que os gestores possam controlar quando, quanto, por quanto tempo e quais os veículos estarão indisponíveis em determinado período. 

Para que seja um cronograma viável, liste os veículos em ordem de maior prioridade para realizar a manutenção. Entre em contato com a oficina que costuma cuidar dos seus veículos e verifique a agenda disponível. Assim será possível criar um cronograma que não vá interferir na produtividade do setor. 

Leia também: Como otimizar a gestão de manutenção de frota

2. Acompanhe o histórico de manutenções

A partir do momento que existe acompanhamento do histórico de paradas, o próprio controle do plano de manutenção de frota se torna mais eficiente. Se o gestor consegue visualizar todas as manutenções realizadas pode mensurar se esse tipo de serviço está sendo recorrente a ponto de trazer prejuízos para a empresa. 

mecânico fazendo vistoria da frota

Outro fator importante de ter acesso a um histórico detalhado, é o comparativo entre os veículos que mais passam por manutenções e os que menos visitam a oficina. Assim, dá para avaliar o desempenho de cada um e aplicar as melhorias necessárias para aperfeiçoar essas questões. 

Muitas vezes, aliás, essa verificação permite observar se o problema da alta frequência das manutenções não é algo relacionado aos motoristas, por exemplo. A maneira como eles dirigem e utilizam o veículo pode colaborar para um maior ou menor desgaste, dependendo qual seja a sua conduta. 

3. Entendo o comportamento da sua frota 

Esse é um ponto muito importante quando pensamos em um plano de manutenção de frota bem elaborado. Por mais estranho que pareça, não tem como criar um controle das revisões, trocas de peças, pneus, etc, sem entender como a frota realmente funciona. 

Ter uma visão detalhada sobre os veículos corporativos permite avaliar o desempenho de cada um, verificar como estão se comportando e avaliar a necessidade de substituição. Muitas vezes, como os veículos vão sofrendo desgastes ao longo da utilização, chega um momento que vale mais a pena trocar do que continuar insistindo em manutenções e correções. Claro, isso falando de situações em que realmente já estejam desgastados a ponto de não compensar o investimento. 

Contudo, essas decisões só podem ser tomadas com assertividade se os gestores tiverem total conhecimento sobre a sua frota. 

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Existe uma maneira de simplificar esse planejamento?

Como você sabe, o plano de manutenção de frota é um apanhado de todas as atividades que precisam ser realizadas e em que intervalo de tempo devem acontecer. Podemos até mesmo considerar um roteiro que guia os profissionais sobre o que precisa ser revisado. Principalmente em relação às questões que merecem uma atenção ainda mais especial. 

Por isso, é importante que todas as informações estejam acessíveis de forma simplificada, clara e padronizada. Isso evita que exista a perda de dados essenciais sobre as manutenções veiculares da empresa. 

Contudo, a tecnologia se faz cada vez mais presente no dia a dia dos gestores de frota que por meio de softwares de gestão completos conseguem controlar todos os indicadores importantes. E isso inclui todo o controle das manutenções. Além de tudo o que foi dito, os sistemas conseguem promover o melhor gerenciamento dessas despesas.

No Plus Frota, por exemplo, existe um módulo específico que você pode criar um plano de manutenção. Com parâmetros preestabelecidos para um grupo de veículos ou individualmente, todas as placas da frota são cadastradas com os períodos previstos para que as manutenções ocorram. Isso pode ser por tempo ou por quilometragem, de acordo com a indicação do fabricante. 

Além disso, é possível realizar orçamentos, ordens de serviços e pagamento online de oficinas credenciadas. 

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