Uso de dinheiro para abastecimento de frotas: 4 principais problemas e como resolvê-los

Ser responsável pela gestão da frota de uma empresa pode ser uma tarefa complexa, se executada de forma manual, principalmente se for composta por muitos veículos. A situação se torna ainda mais complexa se a empresa utilizar dinheiro para o abastecimento.

Um dos gastos mais significativos de empresas que transportam produtos ou utilizam veículos para oferecem seus serviços é proveniente do combustível utilizado para abastecer os veículos.

Mesmo que cada vez mais o setor de gerenciamento de frotas venha se aprimorando, algumas empresas ainda utilizam dinheiro como forma de pagamento para os abastecimentos. Durante muito tempo isso era visto como a forma mais eficiente – e segura – de realizar a tarefa, já que parecia inviável ter um cartão de crédito ou débito para cada um dos motoristas e veículos cadastrados.

Porém, hoje em dia, muitos recursos são oferecidos para que essa realidade se modifique. Existem muitas formas de facilitar e tornar o processo mais econômico e seguro: o cartão combustível e os sistemas de gerenciamento de frotas, por exemplo, são opções que substituem o uso de dinheiro na hora de pagar pelo combustível utilizado para abastecer as frotas.

Problemas de abastecer a frota em dinheiro

Mesmo assim, muitas empresas ainda insistem em dar dinheiro aos motoristas para que eles abasteçam os veículos e posteriormente, prestem contas apresentando os cupons fiscais dos abastecimentos realizados.

Infelizmente, essa é a maneira mais comum de ser vítima de fraudes. Por isso, falaremos sobre os 4 principais problemas de utilizar o dinheiro para o abastecimento de frotas:

1.      A empresa fica mais vulnerável às fraudes: infelizmente essa é uma realidade que acontece com muita frequencia nas empresas. Normalmente quando o dinheiro é utilizado, é provável que toda a gestão ainda seja feita de forma manual, através de prestação de contas via nota fiscal e planilhas preenchidas manualmente por motoristas e funcionários. O que acontece é que essa é a forma mais simples de fraudar o abastecimento, uma vez que o controle é feito com base na confiança em seus colaboradores. É triste dizer, mas nem todos os funcionários são corretos.

Para exemplificar, imagine o seguinte: o gestor dá R$ 150,00 em dinheiro para que o motorista abasteça o carro. Ele vai até o posto de costume, e por já ter certa intimidade com os atendentes, solicita um cupom fiscal com o valor cheio. Porém, ele utilizou apenas R$ 100,00 em combustível e o restante em produtos da conveniência para seu uso pessoal ou sem nenhum escrúpulo, embolsou os R$50,00 faltantes.

O resultado é um prejuízo duplo: você perde a autonomia de quilometragem disponível para o carro rodar, já que foi abastecido menos que o combinado, e ainda perde o dinheiro indevidamente utilizado, já que ele dificilmente será devolvido, diante da dificuldade em comprovar a fraude através de um controle manual.  

Leia mais sobre o controle de abastecimento de frotas para evitar fraudes 

2.      Assaltos: A insegurança nas rodovias brasileiras é uma triste realidade enfrentada pelos motoristas. Para que se tenha idéia, dados divulgados pela Associação Nacional do Transporte de Cargas e Logística (NTC) indicaram que em 2018, houve registro de mais de 22 mil roubos de cargas em todo o País, sendo 78% registrados em áreas urbanas e 22% em rodovias. Ou seja, infelizmente a probabilidade de passar por uma situação de insegurança, se torna mais iminente.

Ao fazer o abastecimento de frotas utilizando dinheiro, é bem provável que além de toda a preocupação que envolve a segurança dos motoristas e o prejuízo da carga, também haverá a questão do prejuízo com a perda do valor disponibilizado para o que motorista abastecesse o veículo durante o trajeto.

3.      Perda do dinheiro destinado ao abastecimento: normalmente os motoristas das frotas tendem a se deslocar entre diversos pontos durante o dia para o transporte de cargas ou prestação de serviços. Isso certamente aumenta a probabilidade dos motoristas, ate mesmo por descuido, perderem o dinheiro que lhes foi dado para o abastecimento do veículo.

Esse é um prejuízo que normalmente não está contabilizando, mas mesmo que a quantia perdida seja baixa, se somadas, as recorrentes perdas de um ou mais motoristas, representam um gasto desnecessário, e muito significativo, na hora de fechar as contas no final do mês.  

Problemas de abastecer a frota em dinheiro

4.      Menor controle sobre os custos reais de abastecimento de frota: Quando o controle é feito de forma manual e é utilizado dinheiro para o abastecimento da frota, fica difícil mensurar de forma real, os custos efetivos com o abastecimento dos veículos da empresa.

Identificar a autonomia dos veículos para tomada de decisões futuras na hora de manter o mesmo modelo de frota, ou não, pode não ser tão eficiente e não apresentar números consideráveis para o processo de gerenciamento do real custo da frota.

Se sua empresa ainda utiliza dinheiro para o abastecimento de frotas, é bem provável que você já tenha se deparado com algumas dessas situações.

Quanto aos prejuízos que sua empresa já enfrentou ao utilizar dinheiro para o abastecimento de frota, infelizmente não há muito que ser feito. A boa notícia é que de forma simples e eficiente, você pode resolver e evitar problemas futuros.

Problemas de abastecer a frota em dinheiro

Uma das soluções é contratar um sistema de gerenciamento de frotas. Com o Trio Card Plus Frota, por exemplo, é possível:

  • Controlar em tempo real os abastecimentos realizados pelos veículos, com relatórios automáticos de desempenho com alertas para o gestor;
  • Prevenir fraudes através do registro de todas as transações por hora, local, odômetro, litros, tipo de combustível e motorista. Restrições e parametrizações;  
  • Definir parâmetros e regras por veículos ou grupo de veículos e centros de custo. Controle de limites dos veículos online;  
  • Redução de custos através de consulta online dos melhores preços de combustíveis para direcionar sua frota para o abastecimento;
Problemas de abastecer a frota em dinheiro

Essas são algumas das facilidades de nosso sistema. Se você quiser saber outras vantagens do Trio Card Plus Frota para o seu negócio, clique aqui que um de nossos especialistas entrará em contato para entender melhor a necessidade de sua empresa e colaborar com o crescimento do seu negócio.

Deixe uma resposta

O seu endereço de e-mail não será publicado. Campos obrigatórios são marcados com *