Fazer o gerenciamento da frota da empresa é uma tarefa complexa que precisa de muita atenção aos detalhes. Por isso, se você é gestor já deve ter se perguntado como montar uma planilha de controle de frota.
Isso porque para que a gestão seja eficiente é necessário verificar as rotas, cuidar da manutenção dos veículos, gerenciar os abastecimentos e estar atento aos processos relacionados aos motoristas que utilizam os veículos.
São muitos indicadores que merecem atenção minuciosa para que o gerenciamento de das atividades do setor aconteça de forma assertiva.
Porque é importante saber como montar uma planilha de controle de frota
Fazer o controle dos veículos e das despesas é importante para que se saiba o custo real dessa área da empresa. Isso garante que os recursos sejam utilizados e direcionados da melhor maneira possível, evitando gastos desnecessários que podem impactar diretamente os investimentos do negócio.
Aliás, diante do quadro de crise do país, em que a economia está sendo diretamente afetada, reduzir custos e controlar as finanças dos negócios é cada vez mais essencial. Quando isso é feito corretamente há aumento da produtividade e desempenho da empresa.
Quando o gestor não sabe ao certo como montar uma planilha de controle de frota, é bem provável que gerenciamento em si, não esteja acontecendo da maneira como deveria.
São muitos os fatores que podem levar a essa situação, como acúmulo de tarefas, alto número de veículos a serem controlados, rotatividade de motoristas e fornecedores, enfim, há muitas coisas que podem atrapalhar o bom andamento da gestão.
A partir do momento que é possível identificar quais os indicadores mais importantes para o seu tipo de negócio, se torna mais fácil planejar e criar uma planilha que realmente seja eficiente.
É importante ter em mente que para que isso aconteça é necessário ter organização para analisar e estruturar as informações desse setor, já que a planilha terá que ser feita manualmente.
Você até encontra alguns modelos prontos disponíveis na internet mas, cada planilha deve conter parâmetros relacionadas a cada tipo de negócio respeitando as particularidades de cada setor.
Isso quer dizer que não adianta pegar o arquivo pronto e achar que ele irá resolver todos os problemas instantaneamente.
Aí é que entra o grande X da questão: se até então o gerenciamento não estava sendo eficiente, há acesso aos dados necessários para alimentar a planilha?
Essa é uma questão que vale tanto para uma planilha modelo quanto para aquela criada e pensada diretamente para sua empresa. Se não houver informações para inserir no arquivo, de que adianta ter uma planilha?
O primeiro passo então, antes mesmo de qualquer outro, é reunir todos os documentos e informações armazenados para que se possa fazer a planilha e gerenciar a frota corretamente. É provável que esse processo demande um bom tempo já que será necessário inserir item a item manualmente.
Existe uma alternativa mais ágil e eficiente de gerenciar a frota ao invés da planilha convencional?
Talvez o fato de você ter buscado por informações de como montar uma planilha de controle de frota seja um reflexo da necessidade que você está sentindo em melhorar a gestão dessa área da empresa.
Isso quer dizer que não será necessariamente apenas uma planilha que irá ajudar. Existem ferramentas que podem melhorar e facilitar o gerenciamento de maneira muito mais completa.
A tecnologia está cada vez mais presente na rotina das empresas!
Nesse sentido, algumas soluções podem melhorar a rotina já que são capazes automatizar alguns processos e informações sobre os veículos e motoristas. Com isso, há indicadores com informações assertivas e confiáveis para uma tomada de decisão.
Com um suporte tecnológico, os dados obtidos são muito mais precisos e confiáveis. Ao utilizar a tecnologia é possível inclusive ter uma gestão de frota em tempo real, permitindo maior controle sobre as atividades da empresa.
Como ter um gerenciamento de frota eficiente
Para começar a pensar em melhorar a qualidade da gestão dos veículos da empresa o gestor precisa:
- Identificar a estrutura e os recursos que a empresa possui:
Ter o controle de cada veículos que faz parte da frota verificando a quilometragem de cada um, prestar atenção na necessidade de manutenção e revisões periódicas e identificar os recursos disponíveis destinados ao setor.
- Fazer relatórios:
Ter um relatório com os gastos mensais de abastecimento, manutenção e qualquer outro custo com os veículos é muito importante. Saber a média de consumo de combustível também é essencial para tomar decisões sobre a necessidade de trocar os veículos da empresa, por exemplo.
- Investir em manutenção preventiva:
Reunir as informações que definam com que frequência o veículo precisa passar por manutenção e prevenir que a frota tenha problemas reduz a possibilidade de gastos maiores com manutenção.
- Orientar os motoristas:
Não há como não incluir os motoristas na lista. Treinar e informar a eles sobre as melhores práticas na direção, faz com que aprendam a economizar combustível e a dirigir de maneira segura.
- Controlar trajetos:
Através do uso de um GPS, por exemplo, é possível identificar as rotas mais curtas até o destino, reduzindo o consumo de combustível.
- Contar com ajuda de uma empresa especializadas na gestão dos veículos:
Ter o suporte de uma empresa especializada que ofereça ferramentas para a gestão dos processos da frota ajuda a ter maior controle, inclusive dos itens listados anteriormente. Como dissemos no bloco anterior, com a ajuda da tecnologia sua empresa pode ter muitos benefícios e mais tranquilidade para fazer o controle dos veículos da empresa.
Como um sistema de gerenciamento de frota pode ajudar empresas
Bem, nós não podemos falar sobre outras soluções, mas a boa notícia é que a Trio Card possui um sistema de gerenciamento de frota que pode ajudar sua empresa a fazer o controle da frota de maneira mais assertiva.
Através do Trio Card Plus Frota, nossa solução para gestão de frotas, sua empresa:
- Controla em tempo real os abastecimentos realizados e tem acesso a relatórios automáticos de desempenho com alertas para o gestor.
- Previne fraudes com o registro de todas as transações por hora, local, odômetro, litros, tipo de combustível e motorista. Também é possível definir restrições e parametrizações por veículos ou grupo de veículos e centros de custo
- Aproveita uma ampla rede credenciada de postos de combustível, borracharias e oficinas mecânicas estrategicamente distribuídas em rodovias e cidades.
- Monitora informações importantes: nosso sistema possibilita que a empresa tenha um verdadeiro painel de monitoramento de sua frota. Além disso, possui relatórios inteligentes e avisos de vencimento de CNH dos motoristas e IPVA dos veículos.
- Reduz custos através do acompanhamento online dos melhores preços dos combustíveis. Assim o gestor pode direcionar sua frota para os postos com os melhores valores.
- Não se preocupa tanto com a manutenção: Com o módulo de manutenção é possível facilitar o processo de manutenção preventiva e manutenção corretiva. O sistema permite realizar orçamentos, ordens de serviços e até mesmo fazer o pagamento online de oficinas credenciadas.
- Dá mais suporte aos motoristas: Com o uso do APP o motorista consulta o saldo e a rede credenciada com suporte de mapa e geolocalização.
Com essas informações fica fácil perceber que para melhorar o desempenho e aumentar a produtividade do setor, não necessariamente o gestor precisa saber como montar uma planilha de controle de frota.
Com ajuda e suporte da tecnologia, é possível gerenciar a frota de maneira mais assertiva e ágil, sobrando assim mais tempo para pensar em pontos estratégicos de melhoria do setor.
Se você quiser mais informações sobre como o Trio Card Plus Frota pode ajudar sua empresa, clique aqui e fale com um de nossos especialistas.
