Você sabia que fazer uma boa gestão de abastecimento da frota oferece melhor visibilidade das tendências de combustível, incluindo atividades ineficientes ou anormais, como marcha lenta e roubo?
Embora seja verdade que você nunca será capaz de prever ou alterar o custo do combustível — porque os preços do petróleo estão sempre mudando e a empresa sempre terá certos mínimos operacionais que devem ser mantidos, é importante perceber que muitos dos fatores que influenciam os gastos com combustível da frota estão sob seu controle.
Nesse sentido, existem muitos componentes intrínsecos à operação de uma frota que podem ser impactados com o volume de dinheiro que é empregado em combustível.
Logo, reduzir as despesas com combustível acabará por melhorar o resultado final da frota, o que certamente será um diferencial competitivo para sua empresa.
Pensando nisso, elaboramos este conteúdo completo para colocar em perspectiva alguns dos principais pontos que as frotas devem considerar para reduzir os gastos com combustível.
Esperamos ajudá-lo a controlar a economia de combustível e reduzir os gastos gerais da sua frota. Confira!
Por que a gestão de abastecimento é tão importante?
Abastecimentos formam uma parte importante do orçamento de operações de frota, razão pela qual os custos com combustível são considerados grandes vilões do departamento.
Diante das proporções continentais do país, as distâncias a serem percorridas pelas empresas são geralmente muito grandes, o que aumenta o valor do deslocamento, onerando o empresário que arca com a despesa.
Em uma pesquisa realizada em 2017, a Esalqu/LOG notou que em uma rota de mil quilômetros, por exemplo, os custos com combustível representavam, em média, 38% da despesa total com o frete. A pesquisa, que analisou a logística do agronegócio nacional, atestou que o combustível foi o item mais significativo na cadeia de distribuição agrícola brasileira.
É por isso que, como já dito, a otimização da rota leva automaticamente a um melhor consumo de combustível, reduzindo os custos da operação.
Portanto, é muito importante criar mecanismos para que os gestores consigam ter uma gestão de abastecimento em sua frota. Afinal, quanto mais cedo você controlar o consumo de combustível, mais cedo estará no caminho para o sucesso.
As principais dificuldades encontradas na gestão de abastecimento da frota
É claro que minimizar custos com combustível pode gerar grandes economias para sua frota, ainda assim fazer a gestão de abastecimento com eficiência pode ser um grande desafio. Especialmente considerando que os custos de combustível variam de acordo com a localização, fatores econômicos imprevisíveis e regulamentações flutuantes, não é mesmo?
Nesse sentido, ter uma previsão de longo prazo para planejamento dos custos operacionais e orçamento da frota é uma tarefa bastante complicada, sendo um dos principais desafios enfrentados pelos gestores de frota.
Essa imprevisibilidade pode contribuir para onerar ainda mais esse gasto, juntamente com outras situações que tornam o cenário ainda mais preocupante, como: falta de controle, forma como os motoristas dirigem, rotas mal planejadas, fraudes nos abastecimentos e falta de manutenção.
Além disso, quando o controle é feito manualmente em planilhas e os abastecimentos são realizados em dinheiro, seja em forma de adiantamentos ou reembolsos, há uma grande preocupação em garantir que os motoristas não extraiam os cupons fiscais e, assim, seja possível realizar a prestação de contas corretamente. Caso contrário, as contas não vão bater.
Tudo isso faz com que, no momento de fazer o fechamento dos custos da frota, exista uma grande surpresa: despesas muito acima do esperado. Bate um desespero, começa a dar aquele frio na barriga e o gestor corre para entender o que aconteceu. Percebe, então, que os gastos com combustível superaram o que era previsto. E lá vai, mais uma vez, ter que justificar o orçamento ultrapassado. Confuso em suas ideias, chega a se questionar até que ponto está sendo lucrativo manter a frota em circulação.
Mas não há o que ser feito, pois utilizar os veículos corporativos para manter a operação rodando é necessário. A melhor solução é adotar uma gestão de abastecimento eficiente para que as movimentações financeiras relacionadas à compra de combustível possam ser contabilizadas com rapidez e precisão.
Um bom sistema de gestão permite à sua empresa verificar o desempenho de cada veículo para que seja possível identificar gargalos e aplicar as melhorias necessárias, sempre com o objetivo de reduzir os custos com os abastecimentos e maximizar a eficiência do combustível.
Ainda nesse sentido, tomamos a liberdade de te contar, abaixo…
Como superar os desafios e ter uma gestão de abastecimento eficiente
De fato, é muito difícil garantir um controle financeiro sem falhas quando o processo é feito manualmente.
A boa notícia é que, hoje em dia, a tecnologia está cada vez mais presente na rotina corporativa e pode contribuir positivamente para que os gestores tenham mais tranquilidade e precisão ao fazer a gestão dos abastecimentos da frota.
Um exemplo claro é o software de gestão Plus Frota.
Desenvolvido pelo nosso time de TI, todos os seus módulos e funcionalidades foram pensados de acordo com as principais necessidades e dificuldades dos gestores ao realizar o controle dos abastecimentos da frota, principalmente nos casos em que a empresa conta com um alto volume de veículos.
Para você ter uma ideia, nosso sistema possui um cartão integrado que é utilizado pelos motoristas para realizar a compra de combustíveis em uma ampla rede credenciada de postos espalhados por todo país.
O cartão Plus Frota é exclusivo de cada veículo, sendo identificado pela placa. Sem contar que todas as movimentações financeiras realizadas por meio dele são integradas no sistema de forma automática e instantânea, dando aos gestores controle em tempo real de toda a compra realizada.
Com isso, as informações importantes ficam centralizadas e disponíveis sempre que for preciso, como dados sobre automóveis, motoristas, custo com combustível, valor pago por litro, frequência de abastecimento e etc.
Além disso, oferecemos melhor visibilidade das tendências de combustível, incluindo relatório de preço e médias praticadas na rede credenciada e toda autonomia ao gestor para bloqueio de cartões e alteração de limite.
Com o Plus Frota, sua empresa pode controlar a economia de combustível e reduzir os gastos gerais. Solicite uma demonstração hoje!
