É de extrema importância ter controle sobre todas as operações dos veículos corporativos para uma gestão de frota eficiente. Isso é óbvio e você certamente já sabe. Mas, apesar de ter ciência, nem sempre os gestores conseguem aplicar as melhores práticas para que isso ocorra. Abastecimentos, manutenções, documentação, motoristas e intercorrências. É preciso administrar tudo muito bem e com precisão para garantir uma visão realista sobre os veículos.
Entretanto, como fazer isso com eficiência? Como é possível organizar todas as informações importantes para o gerenciamento?
Se você quer saber como ter uma gestão de frota que realmente funcione, confira o artigo que preparamos com quatro dicas simples para aplicar em sua empresa.
Antes de tudo: o que é preciso para uma gestão de frota ser eficaz?
Para uma gestão de frota eficaz é essencial que haja controle! Controle sobre tudo o que envolve os veículos corporativos utilizados para transporte de cargas ou para prestação de serviços. Entretanto, esse gerenciamento precisa ser feito de modo centralizado, em que seja possível ter acesso a indicadores importantes. Sendo eles relativos a manutenção, consumo de combustível, quilometragem, documentos, rotas percorridas e outros parâmetros indispensáveis para o seu tipo de negócio.
Mas, além de ter essas informações, é preciso aplicar estratégias a partir da análise dos dados para que esses veículos apresentem o melhor desempenho. Essas estratégias, por sua vez, devem englobar as questões dos carros em si, conduta dos motoristas e boas práticas para que os veículos sejam capazes de suprir as demandas. Mas, claro, sem deixar de levar em consideração a produtividade e a redução dos custos. E isso é válido para todos os tamanhos de frota e tipos de veículos que a integram. Se a empresa possui um único utilitário de uso corporativo, mesmo assim precisa ter gerência total sobre ele. Já que, independentemente da quantidade de veículos, eles trazem custos – bem significativos – para as corporações.
Então, seja qual for o tipo e o tamanho, anote algumas dicas que trouxemos para você aplicar e desfrutar de uma gestão de frota eficaz.
1. Entenda a sua frota
O primeiro passo, sem dúvidas, é fazer uma análise detalhada sobre a sua frota. Se o seu controle é feito de maneira manual, isso dará um pouco mais de trabalho. Mas, mesmo assim é indispensável. Faça uma planilha com todos os seus veículos e liste detalhes sobre eles. Estado de conservação, melhorias ou reparos necessários, tudo o que você consegue visualizar a olho nu.
Depois, comece um diagnóstico mais operacional. Anote todos os detalhes que você precisa ter sobre os veículos. De forma detalhada mesmo: quantos quilômetros cada um deles percorre com um litro de combustível, qual o custo médio do KM rodado, quais são os gastos com manutenções e despesas variáveis.
Esses dados são realmente essenciais para o entendimento sobre a frota e possibilitam uma análise minuciosa para a aplicação das melhorias necessárias.
2. Estabeleça regras de utilização dos veículos
Depois de avaliar todos os dados e identificar os pontos de melhoria, é hora de começar a agir. O conhecimento sobre os veículos, que permite essa visão detalhada, favorece que o gestor estabeleça uma política de frota direcionada para a necessidade da empresa.
Por exemplo: vamos imaginar que a partir dessa verificação foi identificado que a depreciação dos veículos ocorreu muito antes do esperado. Isso pode indicar que está havendo mau uso e, por isso, o estado de conservação está pior do que deveria. Com base nesse diagnóstico, você pode criar uma política de frota que indique a maneira correta de utilizar os automóveis e os cuidados básicos que os motoristas devem ter.
Outro fator importante nessa análise é perceber se essa depreciação não está relacionada à falta de manutenções preventivas. Como a correria é grande e qualquer carro parado pode trazer impactos para a produtividade, é comum que os gestores posterguem os prazos das revisões. Isso, além de trazer riscos para a segurança dos motoristas, em alguns casos pode corroborar para que o veículo não atinja o desempenho previsto.
Se for verificado que o consumo de combustível está acima da média, pode ser interessante criar algumas regras nesse sentido. Como é o caso de determinar o tipo a ser utilizado e os melhores locais para abastecer, de acordo com os valores praticados nos postos.
Além disso, crie um mecanismo que evite fraudes. Sabemos que é algo delicado, mas infelizmente nem todas as pessoas têm o caráter que se espera. As empresas que trabalham com pagamentos em dinheiro, via adiantamentos e reembolsos, precisam ter ainda mais atenção. Não aceite que seja frequente a perda ou extravio dos comprovantes de pagamento, isso abre brechas para que os maus profissionais se utilizem dessa desculpa para desviar os recursos destinados à compra de combustível.
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3. Aplique as melhorias necessárias
A grande verdade é que para uma gestão de frota eficiente, não adianta nada analisar as informações, estabelecer uma política e não aplicar as melhorias necessárias. E, talvez, não acompanhar se as coisas estão melhorando e não fazer nada para que o cenário se modifique, seja um dos principais erros cometidos pelos gestores.
Se for realmente comprovado que os resultados não estão sendo alcançados, de acordo com as metas e expectativas, é preciso agir. Essa ação, portanto, consiste na aplicação das melhorias necessárias, sejam elas quais forem. Em alguns casos, talvez seja preciso até mesmo modificar a própria maneira como a gestão de frota vem sendo realizada.
4. Invista em um software de gestão de frota
Um dos principais motivos que levam as empresas a investirem em sistemas de gestão, aliás, é justamente a dificuldade em acompanhar e mensurar o desempenho da frota.
Como você já deve ter percebido, esse descontrole acarreta em muitos problemas. Descentralização de informações, que causa a incapacidade de visualizar a frota como ela é e falta de domínio sobre as despesas relacionadas aos veículos. O que pode ser contornado com o uso de um software que possibilita ter acesso a todos esses indicadores. Assim, as tomadas de decisões são assertivas por estarem amparadas por dados precisos extraídos de análises fundamentais para uma gestão de frota completa.
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