Quantas vezes você já se deparou com o mau uso dos veículos corporativos que resultou em um aumento no consumo de combustível? E aquela ligação do motorista que se envolveu em um pequeno acidente de trânsito por conta de um “momento de distração”? É preciso ter muito jogo de cintura para lidar com esse tipo de problema, que além de trazer impactos ao andamento das atividades, acaba se tornando desgastante. Pela lógica, isso não deveria acontecer, não é mesmo?
Por esse motivo, é indispensável ter uma política de frota, já que a gestão deve ir muito além da logística. É preciso cuidar dos veículos como um todo, orientar os motoristas e encontrar mecanismos para reduzir custos sem impactar a produtividade.
Uau. Bastante coisas, não é mesmo? Por isso é tão importante que exista um documento que facilite a rotina e o dia a dia dos gestores.
E como uma política de frota pode ajudar?
A política de frota, na verdade, é utilizada para estabelecer um conjunto de orientações sobre a utilização dos veículos empresariais. O objetivo, portanto, é criar procedimentos e normas para o uso da frota de forma correta, preservando a integridade dos motoristas, bem como o patrimônio da empresa. Capacitação dos condutores, conservação dos veículos, orientações em casos de intercorrências e responsabilidades de cada um, são alguns pontos fundamentais que devem constar nesse tipo de documento.
Dada a relevância dessas informações, a política de frota pode ser considerada uma grande aliada da gestão, a fim de garantir o melhor aproveitamento dos recursos disponíveis.
Já pensou se cada motorista resolvesse fazer os abastecimentos em locais que lhes parece mais conveniente? Esse tipo de situação pode trazer prejuízos, pois se o veículo for abastecido em um posto com má qualidade de combustível, pode causar problemas mecânicos, por exemplo. Ou se não houver o interesse por uma pesquisa de preços, há maior chance de gastos além dos previstos com combustíveis.
Ou, vamos imaginar também que, nos casos em que há mais de um condutor utilizando o veículo, cada um o deixe em mau estado de uso para o próximo. Cada vez mais a situação vai piorando até que se chegue em um estado de depreciação do carro em muito menos tempo.
Todos esses exemplos citados podem ser minimizados quando há um documento regulamentando a maneira como a frota deve ser utilizada.
Mas afinal, o que deve conter em uma política de frota?
O gestor deve aproveitar esse documento para registrar algumas orientações como:
- A que se destina o uso de cada veículo;
- Documentos necessários para utilização dos veículos;
- Quais colaboradores poderão utilizá-los;
- Controle de velocidade;
- Calibragem adequada;
- Proibição do uso de telefones;
- Obrigatoriedade do uso de cinto de segurança;
- Orientações sobre direção defensiva e segurança ao dirigir;
- Conservação, manutenção e limpeza dos veículos;
- Penalidades internas em caso de descumprimento das normas de trânsito;
- O que é considerado mau uso;
- Direcionamento em caso de intercorrências;
- Termo de responsabilidade de utilização;
- Responsabilidades da gestão;
- Práticas de abastecimento: tipo de combustível e referências de postos.
Quanto mais detalhada forem essas regras, mais assertivo será o planejamento e o controle da utilização dos veículos da frota. Além de isso colaborar para a construção da cultura organizacional do departamento, cada vez mais indispensável para um modelo de gestão desenvolvido.
A melhor maneira de saber exatamente o que deve constar na política de frota é verificar como os veículos se comportam e qual o perfil dos condutores. Aliás, essas são questões muito específicas, por isso cada empresa deve implementar as suas diretrizes, de acordo com a realidade e necessidade do seu negócio.
E como monitorar o cumprimento dessas diretrizes?
Cabe aos gestores criar procedimentos que permitam monitorar se as exigências estipuladas para o uso dos veículos corporativos estão realmente sendo cumpridas. Uma das maneiras de fazer esse controle, por exemplo, é estabelecer o preenchimento de um checklist toda vez que um veículo corporativo sair da garagem da empresa.
O nosso sistema de gestão de frota, o Plus Frota, dentre todas as suas funcionalidades, apresenta uma que pode ajudar muito nesse processo. É possível disponibilizar um checklist por meio do APP do Motorista para que a cada troca de turno o condutor possa indicar em que condições recebeu o carro do colega. Se observada alguma avaria como, por exemplo, uma batida, vidro quebrado ou qualquer outra intercorrência, as informações ficam registradas e integradas ao sistema. Isso facilita o controle por parte da gestão, pois fica muito mais fácil identificar em que momento esses prejuízos foram causados para dar seguimento conforme informado na política de frota.
Além, é claro, de evitar desgastes entre a equipe, já que um pode ficar transferindo a responsabilidade ao colega, em caso de não haver o devido monitoramento.
