A gestão de frotas é um processo muito importante para o controle dos veículos da empresa. É nesse setor que são centralizadas todas as informações referentes a quilometragem, abastecimentos, motoristas, documentação e manutenção dos veículos. Ou seja, são muitas tarefas.
Porém, com o avanço da tecnologia muitos desses processos foram facilitados. Isso porque é possível reunir todos os dados pertinentes em único local, para um gerenciamento mais assertivo e melhor controle da frota.
Nesse sentido, buscar por ferramentas que ofereçam um sistema de gestão de manutenção de frota é um diferencial que garante competitividade, aumenta o rendimento e otimizam os processos.
O que é gestão de frotas?
O gerenciamento de frotas inclui práticas administrativas e de planejamento, para que possa atingir as metas determinadas, com a melhor otimização dos investimentos necessários.
De um modo amplo, a gestão de frotas pode ser dividida da seguinte forma:
- Gestão de Ativos – Essa parte da gestão está mais direcionada a parte física do transporte: compra, manutenção e renovação das frotas.
- Gerenciamento de comportamento – Está relacionada aos colaboradores, nesse caso motoristas em que são planejados treinamentos e a capacitação desses profissionais;
- Gestão de insumos – É responsável por gerenciar itens básicos e essenciais ao transporte: compra de pneus, valores de abastecimento de combustível, peças automotivas e serviços.
O que é preciso para uma gestão de frotas eficaz
Para que seja possível gerir e ter controle das atividades é importante:
- Realizar análise das informações internas e externas;
- Ter controle sobre manutenções necessárias;
- Supervisionar veículos e colaboradores;
- Planejar a otimização dos recursos da área;
- Capacitar a equipe
- Monitorar resultados
Ou seja, são muitos detalhes a serem verificados, para a garantia do sucesso do setor.
Normalmente quando um gestor busca por soluções que facilitem o gerenciamento da manutenção da frota, além da melhoria dos processos, outro objetivo é reduzir custos. Nesse sentido, evitar gastos com manutenções, por exemplo, é uma excelente forma de alcançar essas metas.
Leia também: Como montar uma planilha de controle de frota
Gestão de manutenção de frota
Assim como os outros pontos essenciais para um gerenciamento de frotas eficaz, é necessário ponderar os aspectos importantes relacionados à gestão de manutenção de frota. Cuidar do estado dos veículos garantindo que as questões básicas estejam em dia, é inclusive uma maneira de zelar pela segurança dos motoristas.
Os principais fatores que envolvem o devido controle são:
Manutenções preventivas: São aquelas que já estão inseridas no plano de manutenção e já estão previstas no manual do fabricante.
Manutenções corretivas: Esse tende a ser o maior gasto da área. Quando uma manutenção não acontece dentro do período ou quilometragem esperado, por exemplo, a conta costuma ser muito mais alta que o caso de uma manutenção preventiva.
Desperdício de combustível: Não ter um controle efetivo sobre os custos de abastecimento de cada veículo, favorece o desperdício. Quando um gestor está ciente de quantos km/L cada carro costuma fazer, é menos provável que o custo previsto para abastecimentos fuja do previsto.
Vida útil dos Pneus: De tempos em tempos são realizadas as trocas de pneus. Esses itens essenciais são muito importantes para o melhor desempenho e segurança do veículo. Acompanhar a necessidade de trocas é algo que deve fazer parte do processo da gestão de manutenção de frota.
Como automatizar os processos de manutenção de frota
Visando facilitar a vida dos gestores, nós desenvolvemos, dentro do Trio Card Plus Frota, nosso sistema online de gerenciamento de frotas, um módulo totalmente voltado para a gestão da manutenção.
Para que essa funcionalidade esteja operando, é necessário que os pagamentos dos abastecimentos sejam realizados através do Trio Card Plus Frota. Isso porque toda vez que um veículo realiza abastecimento no posto credenciado, o motorista precisa informar alguns dados, entre eles o hodômetro no momento do abastecimento, construindo assim um histórico de evolução da quilometragem do veículo.
Em tempo real, esses dados são lançados no sistema e podem ser visualizados e consultados a qualquer momento. Eles serão utilizados também para alimentar o módulo de manutenção, com informações relevantes para gestão de manutenção de frota. Assim, o controle fica ainda mas efetivo.
Dentro do sistema, a manutenção é dividida em: preventiva e corretiva.
O primeiro passo, é criar um plano de manutenção pré-estabelecido para um grupo de veículos ou para cada um, individualmente. Serão cadastrados todas as placas dos veículos da frota e períodos previstos para que as manutenções ocorram ou por tempo ou por quilometragem. O importante é criar critérios que conforme orientado pelo fabricante.
O sistema também dispõe da possibilidade de liberação de valores extras para a manutenção nos casos em que o limite pré determinado já tenha sido consumido e houve a necessidade de um novo serviço. Desse modo, o processo é simplificado.
Depois desse passo, o gestor poderá:
Solicitar orçamentos: é possível realizar de forma automática a solicitação de orçamentos para as oficinas cadastradas de maneira online, sem necessidade de deslocamento do veículo. Além disso, é possível acompanhar o status da realização do serviço em tempo real.
Analisar o desempenho: estão disponíveis gráficos com dados referentes a quantidade de veículos em manutenção, carros com mais ocorrências de manutenção, valores gastos e quantidade de ordem de serviços abertas, encerradas e previsão de gastos de manutenção conforme plano de manutenção.
Acompanhar transações em tempo real: É possível acompanhar em tempo real os orçamentos recebidos, aprovar orçamentos, emitir ordens de serviço, acompanhar o status dos serviços em andamento e a conclusão e liberação do veículos.
Relatórios gerenciais e cadastrais: todos os indicadores do sistema são utilizados para fornecer relatórios assertivos que permitem um planejamento estratégico mais realista.
Assim, o gestor consegue ter total controle sobre todos os processos relacionados a manutenção dos veículos. Conforme o sistema vai sendo alimentado com as informações, alertas são emitidos com as principais questões a serem observadas com mais cautela
E como esse controle é feito?
Utilizar o Trio Card Plus Frota permite a gestão de manutenção da frota e de outros processos importantes como:
- Controle em tempo real dos abastecimentos realizados por cada veículo
- Gerar relatórios com alerta aos gestores sobre o desempenho da frota
- Prevenir fraudes através do registro de todas as transações relacionadas ao abastecimento da frota
- Reduzir custos através do monitoramento online dos melhores preços de combustível – são mais de 2 mil postos credenciados
- Definir parâmetros e regras de controle de custos por veículos ou grupos de veículos
O acesso para controle do gestor pode ser feito tanto pelo site, na área de acesso de clientes Trio Card Plus Frota ou através do nosso aplicativo gratuito, disponível para download no Play Store e App Store.
O objetivo é proporcionar maior mobilidade permitindo a intervenção de transações quando necessário e monitoramento de cada veículo, mesmo estando distante da empresa. Além disso, são milhares de postos de combustíveis e oficinas credenciadas para utilização.
Para que o processo possa acontecer de forma correta, integrando as informações, há também a versão do app para os motoristas, disponível tanto o para sistema Android quanto para IOS.
Caso você tenha interesse em conhecer mais sobre o Trio Card Plus Frota e todos os benefícios e vantagens para a gestão de manutenção de frota entre em contato com um de nossos consultores aqui.
