Você é aquela pessoa que faz a gestão de multas do seu negócio com papel, calculadora e caneta na mão? Então você sabe como é a rotina de desbravar manualmente o alto volume de documentos de uma frota, não é mesmo?
Pois bem, mesmo que às vezes não pareça, o fato é que esse alto volume de dados é perfeitamente natural dentro de uma organização! O que não é natural é o gestor perder noites de sono por não possuir as ferramentas necessárias para executar sua função adequadamente. Mesmo que ele nem se dê conta disso.
Isso porque o gerenciamento de frota envolve diversas atividades que precisam ser executadas para garantir o bom funcionamento do setor. Além disso, os custos do departamento tendem a ser elevados, principalmente pelos abastecimentos da frota, que são essenciais para manter o funcionamento da operação, já que o combustível é um dos insumos principais para que a prestação de serviços aconteça. Sendo assim, qualquer despesa extra que possa ser evitada já contribui para a redução de possíveis prejuízos.
Nesse sentido, podemos incluir as multas da frota, mas para que seja possível ter um controle efetivo sobre elas, é imprescindível criar maneiras de simplificar seu processo de gerenciamento de multa, tornando-o cada vez mais eficiente.
Quer saber como fazer isso? Basta acompanhar a leitura até o final!
Por que fazer a gestão de multas?
É simples: para reduzir a carga administrativa e melhorar a produtividade do seu negócio!
A gestão de multas é uma estratégia eficaz para que as empresas controlem as infrações de trânsito de seus veículos corporativos. Principalmente se considerarmos que qualquer corporação que tenha uma frota para realizar entregas ou prestar serviços hora ou outra terá que lidar com esse tipo de situação.
Logo, fazer a gestão de multas de trânsito é extremamente necessário, independente de a frota possuir poucos ou muitos veículos.
Isso porque, apesar da variação dos custos das multas, até as multas mais baratas, que são de R$ 88,38, podem se transformar em um verdadeiro problema quando ocorrem com muita reincidência.
Se formos analisar bem, dez multas deste valor já representam quase o valor de R$ 1.000,00, que, convenhamos, poderia ser muito melhor investido em estratégias para alavancar o seu negócio.
Nesse sentido, uma armadilha comum para o gestor é pensar que, se as multas recebidas pelos colaboradores forem leves, o problema não será muito significativo. Afinal, há quem pense que R$ 88,38 não seja um valor digno de preocupação.
No entanto, se considerarmos o preço de uma infração gravíssima, essa multa será a partir de R$ 293,47, valor que, se multiplicado, pode comprometer ainda mais o caixa da organização.
Outro engano comum é pensar que os veículos da empresa estão, por algum motivo, isentos de cometer esse tipo de infração. Trata-se de um verdadeiro equívoco, pois as multas gravíssimas são muito mais comuns do que se imagina. Como estar ao celular enquanto dirige, por exemplo.
Por isso, acredite: qualquer valor que possa ser reduzido e direcionado para questões mais estratégicas contribuem positivamente para o crescimento da sua empresa.
Como fazer uma gestão de multas eficiente?
A verdade é que você não pode evitar multas, mas pode torná-las mais fáceis de gerenciar. Isso porque, falando em bom português, uma boa gestão de multas pode te ajudar a:
- Reduzir os custos operacionais desnecessários com autuações;
- Evitar que algum motorista tenha a Carteira Nacional de Habilitação (CNH) suspensa e não possa trabalhar;
- Preservar a imagem da empresa por conta de infrações cometidas.
Mas para que ela seja eficiente, é preciso adotar algumas medidas, como:
- Treinamento com motoristas: o treinamento de motoristas é considerado o treinamento regular de usuários de veículos para operar os veículos de uma frota. É importante que esse treinamento ocorra pelo menos uma vez ao ano.
Além disso, a formação dos condutores deve ser adaptada ao desenvolvimento dos perigos na frota e, portanto, baseia-se nas avaliações de risco que devem ser realizadas previamente.
- Política de frota: a política de frota estabelece um conjunto de orientações sobre a utilização dos veículos corporativos. É importante que este documento aponte como a empresa agirá diante das multas cometidas. Será descontado do motorista? Haverá algum tipo de penalização?
Essa é uma forma de garantir que todos fiquem alinhados sobre as medidas que serão tomadas em caso de infrações de trânsito.
- Controle de multas: manter o controle das cobranças, mesmo que seja através planilhas, auxilia o gestor a ter uma visão ampla sobre as multas da frota, além de permitir identificar os motoristas que mais cometem infrações e necessitam de uma maior atenção da empresa.
- Documentação em dia: documentação em atraso também resulta em multas. Por isso, é importante que a empresa faça um controle rigoroso da documentação da frota de veículos, mantendo-os 100% de acordo com a legislação em vigor. Isso vale tanto para os documentos dos veículos quanto para a CNH dos motoristas.
- Manutenção periódica: outro problema que pode atrair multas para os veículos corporativos são as falhas mecânicas. Se um caminhão quebra e o motorista precisa parar em um local que não é permitido, ele estará sujeito a ser penalizado pelos órgãos fiscalizadores. Na prática, fazer a manutenção dos veículos regularmente evita que eles sejam apreendidos ou sofram infrações por conta de eventuais más condições.
Mas como implementá-la?
Com tantos aspectos diferentes para gerenciar, é fácil para sua frota começar a se arrastar. Por isso, mantenha sua frota funcionando como uma máquina bem lubrificada, através do Plus Frota.
Com ele, você garante que todas as documentações estejam em dia!
Nosso software é um sistema de gestão de frota completo que permite o acompanhamento dos veículos corporativos em sua totalidade, além de realizar emissão de relatórios.
Utilizando o nosso software, você poderá:
- Se livrar do acúmulo de papel (notas, documentos e pagamentos);
- Controlar a média de consumo dos veículos;
- Prever os gastos e intervalos de manutenção;
- Verificar o desempenho analisando o consumo de combustível;
- Monitorar documentos dos veículos e motoristas;
- Acompanhar os abastecimentos em tempo real.
Tudo isso de forma online e com fácil acessibilidade, tanto pelo portal quanto pelo nosso APP Gestor.
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