Você está lá, tranquilo, fazendo o fechamento dos custos da frota, quando, de repente, leva o maior susto: as despesas foram acima do esperado. Bate um desespero, começa a dar aquele frio na barriga e você corre para entender o que aconteceu. Percebe, então, que os gastos com combustível superaram o que era previsto. E lá vai você, mais uma vez, ter que justificar o orçamento ultrapassado. Perdido em seus pensamentos, chega até mesmo a questionar até que ponto está sendo lucrativo manter a frota em circulação.
Esse cenário é comum na rotina dos gestores. Pois não tem jeito: o principal vilão dos custos da frota sempre é o combustível. Contudo, mesmo sendo o protagonista das despesas, existem algumas situações que podem contribuir para onerar ainda mais esse gasto. Falta de controle, condutores que não aplicam boas práticas na direção, rotas mal planejadas, fraudes nos abastecimentos e falta de manutenção são algumas delas.
Mas, como contornar essas questões? Como reduzir os custos da frota? Talvez você ainda não tenha percebido, mas em meio a era tecnológica, estão disponíveis no mercado ferramentas capazes de promover economia e otimização da gestão de frota, por meio do controle total sobre as movimentações de abastecimentos.
Afinal, como reduzir os custos da frota com abastecimento?
Empresas de diferentes portes utilizam veículos corporativos para fazer o transporte de cargas ou prestar algum tipo de serviço. Apesar da atividade fim ser diferente, existe algo em comum: as despesas com combustível sempre chamam a atenção. Elas são as responsáveis em comprometer, em muitos casos, até 70% do orçamento total do setor.
Diante disso, há outro ponto em comum, independentemente se a frota é própria ou terceirizada, se são muitos ou poucos veículos, a que se destina seu uso, tipo de combustível utilizado, não importa. A maior dor dos gestores é encontrar maneiras de reduzir os custos da frota.
Mas, poucos se dão conta que a melhor maneira de chegar ao objetivo, economizar, é aplicar um controle efetivo sobre as despesas com combustível. A partir disso, é possível avaliar os principais indicadores e fazer as alterações necessárias para conter as despesas, sem que isso afete a produtividade do setor. De um modo geral, as principais causas de um consumo de combustível elevado são:
1. A maneira como os motoristas dirigem
Quando os condutores não se importam em aplicar boas práticas ao dirigir, acabam contribuindo para um gasto de combustível além do esperado. Existem algumas técnicas de direção que podem ajudar a reduzir o consumo de combustível. São coisas muito simples, como por exemplo, respeitar o limite de velocidade, manter aceleração constante, fazer a troca de marchas corretamente, evitar acelerações e freadas bruscas.
Por isso, é essencial que os gestores treinem e conscientizem seus motoristas sobre essa questão. Explique a eles sobre o quão fundamental é ter cuidado ao dirigir para a saúde financeira da empresa. Sem esquecer de lembrá-los, é claro, que isso também é indispensável para garantir a própria segurança deles.
2. Falta de manutenção
Esse é outro fator que pode ocasionar um gasto excessivo do combustível. Um veículo parado pode afetar o bom desempenho das atividades, e por isso, em alguns casos os gestores acabam negligenciando os prazos de manutenções. O que é um erro, pois se sua frota já teve algum imprevisto por falha mecânica, sabe que a manutenção corretiva costuma ser mais cara e demorada.
As manutenções preventivas, portanto, servem para prevenir que esse tipo de situação ocorra. Além disso, um veículo mal ajustado ou com necessidade de substituição de peças, também tem sua performance afetada.
Nessas revisões é preciso incluir o controle dos pneus da frota . Quando em más condições de uso, representam risco para a segurança dos motoristas e também contribuem para elevar as despesas.
3. Não planejar (e acompanhar) a rota da frota
Qualquer desvio do trajeto, por menor que seja, pode aumentar os custos da frota. Isoladamente, uma alteração de percurso pode até parecer inofensiva. Agora, some os quilômetros extras de cada veículo e tente mensurar o quanto de combustível a mais foi utilizado. Agora, fugir do trajeto estipulado já não parece mais tão inofensivo assim, não é mesmo?
O planejamento da rota permite que o gestor tenha uma previsibilidade de quantos quilômetros o veículo irá percorrer. Desse modo, pode prever também quanto em média será gasto de combustível. Entretanto, não adianta nada planejar o deslocamento e não se certificar de que ele está sendo respeitado pelos motoristas.
4. Uso de dinheiro para abastecimento
Nós já fizemos um conteúdo completo falando sobre o uso de dinheiro para abastecimento e quais os problemas isso pode acarretar. Os motoristas, na correria do dia a dia, podem perder, ser assaltados ou cometer fraudes.
Sim. Por mais difícil que seja lidar com essa realidade, muitas empresas enfrentam esse problema. Disponibilizam, por exemplo, R$100,00 para o abastecimento, mas, na verdade, apenas metade do valor é utilizado para compra de combustível. Os outros R$50,00 são usados em benefício próprio ou até mesmo embolsados pelo motorista.
Além de trazer prejuízos, essa má conduta de alguns profissionais impede que os gestores consigam ter um controle real dos custos da frota. É muito difícil mensurar o consumo de combustível de cada veículo e comparar as despesas de cada um, se não houver certeza sobre como os abastecimentos estão sendo realizados.
Tente substituir esse meio de pagamento por um cartão de uso exclusivo para compra de combustível. Certamente você verá diferença nos valores gastos.
5. Falta de controle
Esse é o último, mas talvez mais importante fator que pode contribuir para um maior gasto com combustível. O controle deve ser interpretado como o conhecimento real da frota. Quais veículos performam melhor, quais consomem mais combustível, os motoristas que economizam e os que não e quanto está sendo pago pelo combustível.
É como ter um diagnóstico detalhado sobre a frota: quantos km/l cada veículo faz, qual a média de custo por km rodado, quais os postos possuem os melhores valores, quando é preciso fazer as revisões.
Todas as operações que estejam relacionadas aos veículos empresariais devem ser contabilizadas de forma precisa. Sem o real conhecimento, é praticamente impossível reduzir os custos da frota, principalmente os referentes aos abastecimentos.
Mas, a boa notícia é que todas essas questões citadas acima podem ser facilmente resolvidas se você utilizar o Plus Frota, nosso sistema online de gestão. Se quiser conhecer todas as suas funcionalidades, entre em contato com nossos consultores e reduza até 10% dos gastos com combustível.
