Você já se perguntou como seria a realidade da sua empresa com o apoio de um software para controle de frota?
Pois bem.
Trouxemos essa pergunta porque, quando se trata de gerenciar uma frota com sucesso, a operação eficiente está no centro do seu trabalho. Ainda assim, muitos gerentes de frota encontram-se enterrados em tarefas intermináveis e demoradas que são ineficientes e, pior, raramente entregam melhores resultados.
Do mesmo modo que essas tarefas são necessárias, elas podem sair caras a longo prazo, caso não sejam tratadas com eficiência. Seguindo o mesmo raciocínio, se por um lado essas tarefas são essenciais, por outro, realizá-las manualmente é a maneira menos eficiente e mais cara.
É aí que entram os softwares de gerenciamento de frota e a telemática. A capacidade de automatizar determinadas tarefas e acompanhar as métricas de outras, torna o gerenciamento de toda a frota mais assertivo, sendo a melhor alternativa para uma gestão eficiente.
Nesse sentido, existem duas áreas distintas que a gestão de frotas abrange: os veículos e os motoristas. O software para controle de frota geralmente é usado para coletar dados de algumas áreas-chave enquanto o veículo está em serviço. Esses dados revelam as áreas que precisam de melhorias, para que os ajustes possam ser feitos em tempo real.
Os maiores desafios do controle de frota
O fato é que quanto maior a frota, mais dados você tem. Ainda assim, mesmo as frotas menores coletam dados que precisam ser gerenciados e apresentados de forma que possam ser usados para tomar decisões estratégicas.
Esses dados necessariamente devem englobar a manutenção, o consumo de combustível, quilometragem, documentação, rotas percorridas e outros parâmetros indispensáveis para o seu tipo de negócio.
Estes indicadores ilustram como a sua frota realmente é, independentemente do tamanho, pois são muitas as informações para revisar todos os dias.
O problema é que você, quando não possui um software para controle de frota a fim de centralizar todas essas informações, pode acabar gastando um tempo precioso revisando dados e relatórios, ao invés de lidar com os problemas à medida que eles aparecem.
Como resultado desse descontrole, sua operação pode passar por alguns transtornos, como:
- Problemas no orçamento;
- Gerenciamento de frota ineficiente e incompleto;
- Dificuldade de avaliar a rentabilidade da operação;
- Desafios na interpretação de dados e acompanhamento dos indicadores;
- Gastos desnecessários que poderiam ser evitados.
Diante disso e considerando que o setor conta com muitas despesas capazes de comprometer o orçamento, é essencial adotar um método eficaz para controlar os custos da frota. Felizmente, o software de gerenciamento de frota fornece as ferramentas necessárias para lidar com todas essas informações.
Ele filtra as informações que você não precisa e permite que se concentre nas informações que importam, assim como mostraremos logo abaixo.
Vantagens de usar um software para controle de frota
Garantir a segurança dos veículos, motoristas, cargas e público da frota é essencial, uma vez que a adivinhação e dedos cruzados não manterão as coisas funcionando sem problemas.
Nesse sentido, manter o controle de uma frota, seja de meia dúzia de veículos ou mil, requer uma abordagem precisa, que inclua o seguinte:
Rastreamento de custo de combustível
Não é segredo no setor de transportes que uma das maiores despesas associadas aos veículos da frota é o combustível. Nesse sentido, ainda que não seja possível controlar os custos reais por galão, utilizando um software para controle de frota é possível rastrear os valores cobrados pelo combustível para gerenciar melhor os custos.
Na prática, o rastreamento do custo fornece indicadores importantes ao gestor, incentiva os motoristas a economizar combustível e reduz o uso em uma quantidade substancial. Esse exemplo ilustra como a assertividade nos dados ajuda a diminuir custos, fator essencial para o sucesso de qualquer operação, uma vez que, na hora de enxugar as contas, qualquer centavo é importante!
Informações centralizadas
Poucas pessoas gostam de lidar com as tarefas administrativas e burocráticas. Como gestor de frota, é provável que você também não. Tarefas como cotar, faturar, despachar, manter os clientes informados, agendar a manutenção da frota e outras, podem consumir muito do seu tempo. E muitas dessas tarefas não podem ser automatizadas. Isso pode contribuir para outros problemas de gerenciamento de frota, incluindo produtividade reduzida e menos tempo para se concentrar em atividades geradoras de receita.
Os sistemas baseados em papel também adicionam uma camada de tarefas administrativas ao seu dia e atrasam o processo de produtividade da frota.
- Quanto tempo você perdeu na última vez que teve que vasculhar papéis para encontrar uma nota fiscal específica?
- Com que frequência você perde serviços ou reparos nos veículos da sua frota porque não teve tempo de agendá-los?
- Quanto tempo você gasta para encontrar as informações necessárias para identificar o desempenho de cada veículo?
Pois é… direcionar seu tempo em todas essas tarefas significa que você utiliza um tempo precioso que poderia ser aproveitado para questões mais estratégicas e menos operacionais.
Por isso, a substituição do gerenciamento manual por um software para controle de frota é um excelente primeiro passo para centralizar informações e ajudá-lo a concluir tarefas administrativas em menos tempo. Além disso, pode reduzir problemas de falta de comunicação e outros erros humanos.
Mas isso, definitivamente, não é tudo, pois nosso software Plus Frota, por exemplo, também pode automatizar o controle da documentação de motoristas e dos veículos, enviar lembretes de manutenção preventivas e controlar em tempo real todas as movimentações financeiras provenientes da compra de combustível, fornecendo uma visão muito mais realista sobre a operação.
Gestão completa e descomplicada
Um software para controle de frota que recebe dados diretamente dos veículos pode economizar tempo e dinheiro, uma vez que possibilita automatizar e analisar os principais indicadores para saber como, de fato, a sua frota é.
Com o Plus Frota, por exemplo, você pode:
- Gerar relatórios com alerta aos gestores sobre o desempenho da frota;
- Controlar em tempo real os abastecimentos efetuados por cada veículo;
- Prevenir fraudes por meio do registro das transações relacionadas ao abastecimento da frota;
- Estabelecer parâmetros e normas de controle de custos por veículos ou grupos de veículos;
- Reduzir custos através do monitoramento online dos melhores preços de combustível (são mais de 2 mil postos credenciados).
E acredite: monitorar e agendar sua manutenção dessa maneira economizará dinheiro e manterá seus veículos na estrada por muito mais tempo!
Análise de dados por meio de relatórios
Sabe por que o software para controle de frota é a melhor alternativa para uma gestão eficiente e assertiva? Porque, com sua funcionalidade robusta, oferece a opção de gerar relatórios que você pode usar para ver tendências e padrões à nível do motorista e do veículo.
Com relatórios elaborados pelo Plus Frota, por exemplo, você consegue:
- Encontrar soluções para minimizar o tempo gasto em pedágios;
- Comparar preços em tempo real nos postos de combustível;
- Conhecer os melhores trajetos;
- Tomar decisões de maneira muito mais assertiva;
- Saber a data certa para manutenções;
- E muitas outras vantagens!
Gestão de documentação
Como a documentação em atraso pode gerar multas, é essencial que a empresa faça um controle rigoroso da documentação da frota de veículos, mantendo-os 100% de acordo com a legislação vigente. Isso vale tanto para os documentos dos veículos quanto para a CNH dos motoristas.
Nesse sentido, contar com um bom software para controle de frota é garantir que toda a documentação da operação esteja em dia.
Portanto, se você quer ajuda para se livrar do acúmulo de papel (notas, documentos e pagamentos), bem como monitorar documentos dos veículos e motoristas, conte com o Plus Frota.
Invista em um software de gestão de frota
Bem, ao longo do artigo, nós já falamos sobre todos os benefícios de um software de gestão como o Plus Frota, o nosso sistema. Se tiver interesse em saber mais, clique aqui e saiba tudo o que a tecnologia pode fazer pela sua empresa. Ou, se preferir, fale com um de nossos consultores.
