Mesmo que estejamos acostumados com a nova rotina, não podemos negar que tudo está muito diferente do habitual. A maneira de nos relacionarmos, a forma como encaramos as nossas atividades e convivemos com as pessoas modificou totalmente. As empresas perceberam que é possível manter muitas de suas operações em formato remoto sem que a produtividade seja afetada. Contudo, um dos desafios do departamento pessoal e de outros tantos setores é administrar as conversas com a equipe remotamente. Algumas dicas para reuniões online, por exemplo, são muito simples e podem garantir que os encontros a distância sejam produtivos e aproximem a equipe sem perder o foco no objetivo central: o alinhamento da estratégia de trabalho.
Aliás, uma das coisas mais importantes quando pensamos em reuniões, sejam online ou presenciais, é o propósito de sua realização. Todos devem estar cientes dos motivos pelos quais elas são realizadas, se não, dificilmente serão produtivas.
Dentro do escritório a rotina de reuniões já é algo bem estabelecido (ou pelo menos deveria) e os colaboradores já estão habituados. No entanto, mesmo que a lógica seja a mesma, o formato é completamente diferente. Poder contar com algumas ideias que ajudem a extrair o máximo desses encontros pode ser fundamental. Por isso, trouxemos 4 dicas para você aplicar em sua empresa. Confira a seguir.
1. Defina a pauta por meio de tópicos que serão abordados nas reuniões
A primeira das dicas para reuniões online que trouxemos é até meio óbvia e vai ao encontro do que falamos um pouco mais acima. Todos os participantes devem saber o porquê de estarem se reunindo com seus colegas de trabalho. Uma das maneiras de simplificar esse processo é enviar os tópicos da reunião junto aos dados de acesso, dia e horário do encontro.
Isso garante que os colaboradores estejam preparados e não tragam discussões que não são pertinentes ao momento. Desse modo a conversa não foge da proposta e não se prolonga mais que o necessário.
2. Convide apenas os funcionários indispensáveis
Um erro comum é convidar para a reunião funcionários que não são fundamentais para o que será debatido. É claro que todos precisam estar alinhados com as estratégias da empresa, mas nem sempre a pauta em questão será necessária para todos. Filtre os que são indispensáveis e chame apenas essas peças-chave para a conversa. Isso evita desperdiçar o tempo dos colaboradores que poderia ser utilizado para outras coisas.
Além disso, é uma maneira de reduzir a duração do encontro, já que dificilmente haverá interrupções com assuntos que não devem ser levantados durante a reunião.
3. Evite remarcar as reuniões
Não é porque as reuniões são online que elas podem ser desmarcadas e remarcadas a todo momento. Claro, se for por algum motivo muito importante e inadiável é de se entender. Mas não é viável alterar a data marcada para os encontros. Existe um planejamento e um preparo por parte de todos os envolvidos que muitas vezes até desmarcam outros compromissos profissionais para estarem presentes.
Independente de qual seja a pauta da reunião, a partir do momento em que há necessidade de realizar um encontro para debater algumas questões é sinal de que é indispensável conversar de forma mais aprofundada sobre aquilo. Logo, pela lógica, o assunto merece atenção e não deve ser negligenciado apenas por se tratar de uma reunião virtual. Até mesmo porque essa é uma prática que cada vez mais vem ganhando espaço no meio corporativo.
4. Registre tudo o que foi dito durante a reuniões online
A última dentre as dicas para reuniões online que trouxemos é tão importante quanto as outras. Se trata de registrar tudo o que ficou acertado durante a reunião. Seja qual for o motivo de sua realização é preciso documentar o que foi debatido, esclarecido, sugerido e combinado. O ideal é que esse registro seja feito pelo responsável ou gestor do departamento. Essa é uma maneira de garantir que todos estejam cientes sobre as suas atividades a partir daquele encontro. Por exemplo, se a reunião em questão for realizada para alinhar a rotina semanal, certamente cada um dos participantes terá uma atividade que deverá ser executada. Se as informações estiverem registradas não haverá ruídos ou falhas de comunicação entre a equipe.
Essas 4 dicas para reuniões online são extremamente fáceis e você pode aplicar em sua empresa para garantir que esses encontros remotos sejam produtivos. Claro que a maioria prefere fazer isso de forma presencial, mas nem sempre será possível. Além do mais, com a necessidade de realizar mais videoconferências do que estávamos acostumados, pudemos aprender que elas podem ser super eficientes.
A, só mais uma coisa: não se esqueça de deixar sempre o áudio e a câmera ligados, isso dá uma sensação de proximidade muito maior. Além, é claro, de servir como exemplo para que todos façam o mesmo.
