Fazer o gerenciamento dos veículos corporativos é uma tarefa cheia de desafios para os gestores! Afinal, uma série de atividades precisam ser cumpridas para garantir que as coisas ocorram conforme se espera: analisar os indicadores de desempenho para se certificar de que os veículos tem se comportado como deveriam, gerenciar as despesas com abastecimentos, garantir que as manutenções ocorram dentro dos prazos previstos, acompanhar os vencimentos de documentos dos veículos e dos motoristas. Estes são somente parte dos itens da rotina de um gestor de frotas.
Além disso, no dia a dia há outras questões que precisam ser ponderadas para que o departamento funcione como o planejado. Se considerarmos todos esses pontos em um volume significativo de veículos, já é de se imaginar o quão desafiador é tomar conta de todas essas atividades.
Contudo, se o processo é feito de forma manual, o cenário se torna ainda mais desesperador. E pode ser ainda pior quando a empresa possui filiais espalhadas em diferentes regiões e faz o controle de forma manual. Porém, utilizar um sistema de controle de frota pode minimizar significativamente as dificuldades encontradas ao fazer o gerenciamento a distância.
Aliás, essa era justamente a necessidade de um de nossos clientes, a construtora Tecnirama. Com matriz em Curitiba, no Paraná, a empresa possui filiais espalhadas em diferentes municípios, como em Arapongas/PR, Viamão/RS e Passos/MG.
Para que se saiba, a construtora é uma grande empresa com foco na terceirização de serviços de jardinagens e revitalizações de praças para as prefeituras.
E como nós ajudamos a rotina do gestor de frota?
No caso, a maior dificuldade do gestor de frota da Tecnirama era fazer o controle dos abastecimentos dos 115 veículos utilizados para a prestação de serviços. Para realizar o fechamento das despesas com combustível, era preciso que os motoristas armazenassem todas as notas fiscais referentes aos abastecimentos realizados no mês e enviassem para a matriz.
Porém, como é de se imaginar, a probabilidade de ocorrerem falhas nesse processo é muito grande. Afinal de contas, garantir os comprovantes de diversos abastecimentos desse volume de veículos depende de outras pessoas. É preciso que os motoristas tenham maior cuidado ao fazer o armazenamento para que não se percam.
Ou seja, se o processo é manual, é provável que algum deles se perca pelo caminho. Além disso, o próprio envio das notas fiscais para a matriz dificultava ainda mais o processo. Era preciso que os motoristas, além de ter o cuidado para não extraviar os comprovantes, os encaminhassem para Curitiba, local da sede da empresa, torcendo para que as notas chegassem a tempo de realizar o fechamento.
Identificada essa necessidade, nosso consultor, Fernando Rocha, percebeu que o nosso sistema de controle de frota poderia otimizar essa rotina. Como nosso software, o Plus Frota, é totalmente online, a questão da distância não seria impeditivo algum para um acompanhamento eficaz. Pelo contrário, por meio das funcionalidades do nosso sistema, é possível controlar as movimentações dos veículos em tempo real de qualquer lugar.
Como a principal necessidade da Tecnirama era ter controle absoluto sobre as despesas com combustível, nosso consultor percebeu que a empresa seria beneficiada com o módulo voltado para os abastecimentos.
E isso resolveu o problema da Tecnirama?
Resolveu. Hoje em dia o gestor de frota não precisa ficar esperando que os motoristas enviem os comprovantes dos abastecimentos realizados. Ele pode acompanhar todas as movimentações financeiras de forma online, mesmo estando distante. Isso é possível porque todos os abastecimentos da frota são realizados com o cartão Plus Frota, que integra as informações ao sistema.
Desse modo, não importa aonde o motorista esteja nem quando irá comprar combustível. Instantaneamente o gestor terá acesso aos dados: valor abastecido, tipo de combustível, local, dia e hora.
Essa conduta de conseguir gerenciar os abastecimentos realizados, aliás, contribui para redução de custos. Infelizmente, quando os controles são feitos manualmente, há maior incidência de fraudes e problemas com o fechamento.
Se algum motorista perder o cupom fiscal, por exemplo, provavelmente no final do mês serão verificadas inconsistências no valor pago com o comprovado. Considerando que a despesa com abastecimento é uma das mais onerosas ao orçamento, qualquer centavo não contabilizado ou somado a mais faz uma enorme diferença.
Entretanto, além da própria questão do fechamento facilitado, é possível ter acesso aos indicadores mais importantes dos veículos. Quando os gestores conseguem mensurá-los com precisão, podem identificar os gargalos que contribuem para um maior consumo de combustível.
Mas, só conseguimos ajudar a Tecnirama porque ela nos apresentou as suas adversidades. Logo, ao conhecermos as suas necessidades, conseguimos direcioná-las de maneira mais assertiva.
Por isso, caso esteja passando por alguma dificuldade com o gerenciamento dos veículos corporativos, converse conosco. Ao compreender o que você precisa poderemos indicar a melhor solução para o seu negócio!
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