O que faz um gestor de frota? Quais são seus deveres, responsabilidades e principais desafios? O que torna um gestor de frota eficaz e bem-sucedido? Neste artigo, responderemos a todas essas perguntas.
Um gestor de frota é responsável por tudo e qualquer coisa que envolva a frota de veículos comerciais de uma empresa. Portanto, é o especialista que, nos bastidores, gerencia todos os detalhes — grandes e pequenos, ajudando cada tarefa a se manter no caminho certo para atingir as metas da empresa.
Considerando que, desde o estoque até o destino há muito trabalho envolvido, essa função é vital para que uma empresa funcione com eficiência.
Nesse sentido, a boa execução do cargo começa com o correto entendimento do que a função implica, sendo de extrema importância que o gestor seja capaz de entender o comportamento e funcionamento da sua frota de forma completa e real.
Afinal, o que faz um gestor de frota?
Um gestor de frota supervisiona todos os veículos comerciais, motoristas e ativos relacionados à frota, incluindo suas operações, condições, conformidade com políticas externas e internas, e desempenho geral.
A função dos gestores de frota é garantir que os veículos e motoristas sejam utilizados em todo o seu potencial de maneira segura e econômica.
Além das preocupações operacionais, os gerentes de frota também desempenham um papel nas tarefas de recursos humanos, administrativas e financeiras de uma empresa.
Deveres e responsabilidades do gestor de frota
O gestor tem deveres que podem variar conforme o setor e o tamanho da frota, mas, no geral, eles são responsáveis pela frota, seus motoristas e a alta administração da empresa. Falaremos sobre todos a seguir:
Funções do gestor de frota em relação à frota
Supervisionar o ciclo de vida completo de cada veículo comercial de propriedade da empresa é uma das principais responsabilidades do gerente de frota.
O primeiro passo é pesquisar os melhores tipos de veículos e construir a frota com base nas operações e no orçamento da empresa. Em seguida, é preciso inspecionar essa aquisição e garantir sua conformidade.
Os gestores de frota administram o processamento e a manutenção de licenças e registros de veículos, incluindo o seguro.
E o que faz um administrador de frota quando um veículo não é mais capaz de servir à sua finalidade? Determina se deve ou não alugar, vender, realocar ou aposentar o automóvel.
Para garantir que os veículos funcionem sempre com segurança e eficiência, o administrador de frota deve cuidar das seguintes atividades:
- Aquisição e expedição de veículos;
- Utilização eficiente de ativos e planejamento de rotas;
- Inspeção e manutenção dos automóveis;
- Rastreamento de localização de veículos em tempo real;
- Monitoramento do desempenho do veículo e de suas melhorias.
Funções do gestor de frota para com os motoristas da empresa
Aqui está uma lista de tarefas de gestão de motoristas que um gerente de frota pode supervisionar:
- Monitorar, corrigir e melhorar os comportamentos de direção;
- Orientar, treinar e recompensar motoristas;
- Auxiliar no recrutamento, disciplina e rescisão de motoristas;
- Avaliar o desempenho dos condutores;
- Estipular os horários de condução;
- Rastrear a presença, saúde e outros status do condutor;
- Garantir a adesão dos motoristas aos regulamentos de transporte aplicáveis, como a legislação vigente e a política de frota da empresa;
- Fornecer informações e tecnologias de rotas e operações;
- Manter comunicação constante com os motoristas;
- Treinamento de motoristas sobre protocolos de gerenciamento de risco, padrões de segurança e muito mais.
Responsabilidades do gestor de frota em relação à alta administração
Os gestores de frota são responsáveis perante as equipes de gestão da empresa. Um gestor deve garantir que a frota contribua para alcançar os objetivos organizacionais através dos recursos disponíveis.
Um gerente de frota se reporta à alta administração sobre:
- Problemas e gargalos detectados nas operações da frota;
- Desempenho e despesas do departamento;
- Orçamentos e grandes compras;
- Custos gerais das operações da frota;
- Planejamento e definição de metas em relação à frota.
O que torna um gestor de frota altamente eficaz?
O que faz um gerente de frota altamente eficaz? Abaixo, estão algumas das características desses profissionais:
1. Contam com o auxílio da tecnologia
Gestores de frota eficientes aceitam e adotam as soluções tecnológicas que podem melhorar o dia a dia da empresa.
Uma das tecnologias revolucionárias que os gestores de frota utilizam são os softwares de telemática e GPS para rastrear veículos, garantir a segurança do motorista e aprimorar a experiência do cliente.
Um gerente de frota eficaz também aproveitará a inteligência artificial para criar programas de motorista responsáveis e perspicazes, além de otimizar o desempenho da frota.
2. Focam na segurança
Gestores de frota altamente eficazes entendem que a segurança é prioridade.
Afinal, quando a segurança está comprometida, motoristas comerciais e motoristas em geral estão expostos a riscos de morte.
Por outro lado, a empresa está à apenas um acidente de pagar milhares, centenas de milhares, senão milhões, de multas legais.
3. Simplificam a manutenção do veículo
Embora necessária, a manutenção regular dos veículos pode ser demorada e cansativa.
Os gerentes de frota usam software de gestão de frota hospedado em nuvem para otimizar todo o processo de manutenção do veículo. Isso simplifica o processo e ajuda a aumentar a economia de combustível.
Eles também usam a tecnologia com recursos de diagnóstico de veículos para automatizar inspeções, bem como detecções de falhas.
4. Nunca coagem os motoristas
Gestores de frota eficazes estão atentos às cargas de trabalho de seus motoristas. Eles não forçam seus motoristas a trabalharem além dos limites de horas de serviço.
Eles sabem que coagir os motoristas resulta em condutores insatisfeitos, segurança da frota comprometida e menores taxas de retenção de empregados.
Portanto, está dentro do escopo de responsabilidade dos gestores de frota garantir que os motoristas estejam satisfeitos com seu trabalho e se sintam respeitados.
5. Utilizam dados e insights de softwares de gestão
Os softwares de gestão de frota fazem muito mais do que apenas ajudar as empresas a gerir e cumprir os regulamentos. Eles fornecem dados vitais e insights que os gestores de frota podem aproveitar.
Por exemplo, os gerentes podem monitorar regularmente o desempenho de seus motoristas e identificar maus hábitos de direção, como frenagens bruscas, curvas fechadas e acelerações desnecessárias.
Esses comportamentos de condução perigosos são riscos de segurança que os gestores devem trabalhar para eliminar. Ao analisar os dados emitidos em relatório, eles podem identificar quais motoristas precisam de orientação.
Gestores eficazes podem até usar os recursos de rastreamento de tempo parado para identificar motoristas ociosos e reduzir o desperdício de combustível.
6. Trabalham com sabedoria
Gestores de frota altamente eficientes entendem a importância de trabalhar de forma mais inteligente, não mais difícil.
Eles valorizam seu tempo e esforço, por isso usam tecnologia inovadora e de alta qualidade para concluir suas tarefas mais rapidamente, em vez de usar métodos manuais e tradicionais mais lentos.
Como resultado, economizam tempo e recursos da empresa enquanto produzem um trabalho de alta qualidade.
Tomemos como exemplo o cálculo das notas fiscais (NF-e). O cálculo manual é tedioso, exigindo dezenas de horas para ser concluído. Sem contar que é muito mais propenso a erros.
Em vez disso, os gerentes de frota podem utilizar o software automatizado para centralizar as transações de abastecimento e pedágio, emitindo relatórios com apenas alguns cliques.
Plus Frota, um aliado para uma gestão tranquila e eficiente
Gerenciar documentação, organizar serviços e agendar rotas são cruciais para administrar uma frota de veículos, mas muitas vezes podem ser um trabalho demorado. Por isso, muitos gestores de frotas passam a maior parte do tempo realizando essas atividades administrativas, quando, na verdade, esse tempo poderia ser gasto de forma mais produtiva.
Usar a tecnologia certa pode significar que os gestores de frota gastam menos tempo nessas tarefas e que o processo pode ser mais confiável, eficaz e, finalmente, resultar em mais receita. Ainda assim, são poucos os gestores de frota que atualmente contam com o auxílio de um software de gestão em sua frota.
O Plus Frota foi desenvolvido para gerenciar sua frota em um só lugar. A plataforma de gestão integrada funciona 24 horas, 7 dias por semana, o que significa que você pode visualizar informações sobre seus documentos, rastreamento de veículos, lembretes de manutenção, informações gerais dos ativos e muito mais a qualquer hora e em qualquer lugar.
Contar com o Plus Frota pode significar custos mais baixos e retornos mais altos. Como resultado, sua empresa pode crescer porque ganha a reputação de entregar mercadorias no prazo. Outro benefício é a maior satisfação dos motoristas, por exemplo.
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